El concepto de gastos de representación es muy amplio e incluye actividades de muchas clases: invitaciones a clientes a comidas, cenas, viajes y otras actividades de ocio, eventos de todo tipo, acciones dirigidas a fomentar el compañerismo entre los empleados de una misma empresa y un largo etcétera. Pese a lo heterogéneo y diverso de las acciones, a los actos de representación les une un mismo denominador común: mejorar y potenciar la imagen de la empresa, marca, compañía, negocio u organización. Por ello, este tipo de gastos deben responder a una estrategia integral y definida con la máxima concreción.
La definición de los objetivos
Toda estrategia de gastos de representación debe desarrollarse en base a la definición de unos objetivos claros, específicos medibles y cuantificables para todos y cada uno de los eventos planteados.
La planificación de los distintos objetivos de un evento, reunión, actividad lúdica o cualquier otro acto enfocado a mejorar la imagen de la empresa y a potenciar las relaciones internas (entre empleados) o externas (con clientes y proveedores) debe tomar en consideración las siguientes variables:
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Concreción, exhaustividad y detalle. Un ejemplo de objetivo correctamente definido sería: «mediante la presentación de nuestro nuevo producto (un nuevo cosmético, por ejemplo) pretendemos conseguir un aumento de las ventas anuales en un 20-25%».
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Medición y análisis de resultados. Los objetivos deben poder evaluarse, es decir, ser medidos y analizados. Lo ideal, aunque no siempre posible, es que en la medición de resultados prime lo cuantitativo (porcentaje concreto de ventas, número de profesionales añadidos a la red corporativa...) sobre las conclusiones cualitativas del tipo encuestas de satisfacción o basadas en la observación.
Definir los objetivos de un evento o cualquier actividad de representación no sólo es fundamental desde un punto de vista económico o de retorno de la inversión (ROI), sino que es imprescindible para que la organización y desarrollo del acto sea sencillo, fluido, sin sorpresas negativas y en línea con la imagen que se pretenda ofrecer
La importancia de controlar los gastos
El control de los gastos es una cuestión básica para, finalmente, lograr el siempre deseable y necesario objetivo de alcanzar el retorno de la inversión (ROI). Antes de entrar en detalles que, sumados, pueden suponer sin duda grandes oportunidades de ahorro (búsqueda de ofertas en vuelos y hoteles con suficiente antelación, selección adecuada de las personas invitadas, uso de las tecnologías para sustituir a ciertos viajes o desplazamientos, etc.) hay otro aspecto aún más importante: la valoración global de los gastos del proyecto.
En la organización de cualquier viaje o evento se generan múltiples gastos en distintas partidas: billetes, alojamiento, alquiler de un espacio, decoración, audiovisuales, asistencia y contratación de ponentes, etc.
Para administrar el presupuesto de forma completa detallada y realista es preciso valorar, calcular y calcular cada uno de los aspectos. En esta tarea, resulta de gran ayuda la utilización de algún software de automatización y control de gastos.
La elección del formato adecuado también es fundamental a la hora de ceñirse a un presupuesto. Hoy en día es posible combinar espacios muy originales de celebración de los actos (faros, conventos, museos..) con formatos innovadores (videoconferencias, audiovisuales...) basados en el uso de las nuevas tecnologías, logrando así eventos muy impactantes a precios asequibles.
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