Las actividades de control financiero constituyen un proceso continuado, puesto que incluyen diversas etapas o fases que se ejecutan durante un periodo de tiempo bastante largo, que suele coincidir con el ejercicio fiscal.
Aunque existen diversos tipos de control, que dan lugar a procesos distintos, en general podemos distinguir tres etapas que son bastante comunes en la mayoría de procesos de control financiero: establecimiento de estándares o indicadores, medición y análisis de las desviaciones y corrección de las desviaciones.
Establecimiento de indicadores o estándares
La primera etapa consiste en el establecimiento de una serie de medidas que se consideran adecuadas para la actividad o actividades de la empresa sobre las que se ejecuta el control: es lo que se conoce como indicadores o estándares.
La adecuación de estos indicadores está estrechamente ligada a la consecución de los objetivos fijados por la empresa. Por ejemplo, si el objetivo empresarial es conseguir una determinada rentabilidad, dichos estándares deberán fijar los costes concretos (producción, personal, mantenimiento de infraestructuras, etc), así como los ingresos adecuados (ventas de bienes o servicios, consecución de nuevos clientes, ingreso medio por establecimiento, etc.) que permitan alcanzar las metas esperadas.
Medición y análisis de las desviaciones
Las segunda etapa de los procesos de control financiero se basa en una comparación entre las previsiones (objetivos) y los resultados realmente obtenidos.
Tras la recopilación de datos llega el análisis de los mismos y las conclusiones. Puede ocurrir que los resultados se ajusten a los objetivos fijados o que se produzcan desviaciones, tanto al alza como a la baja.
Una desviación al alza significa que los resultados son mejores de lo esperado. En este caso, puede ser conveniente replantearse los objetivos de forma más ambiciosa. Si, por el contrario, las desviaciones son negativas, es decir, se sitúan por debajo de los cálculos, será preciso poner en marcha las oportunas acciones correctivas.
En esta etapa es muy importante determinar las causas concretas de las desviaciones, teniendo en cuenta que no sólo pueden deberse a una mala ejecución de alguna o varias de las actividades de la empresa, sino también a un planteamiento erróneo o poco objetivo de las posibilidades de la organización, resultando totalmente inalcanzables con los medios disponibles.
Corrección de las desviaciones
La verdadera finalidad y utilidad del control no es el hecho en sí mismo de detectar los errores, sino corregirlos cuanto antes y evitar que se reproduzcan en el futuro.
Las medidas correctoras adecuadas van a depender del tipo de causa que origina las desviaciones, pudiendo ser necesarios desde pequeños ajustes en un área muy concreta de la empresa, hasta cambios integrales en los procesos de producción, planificación, organización y/o dirección.
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