La compañía de alquiler de vehículos Europcar ha implantando la oficina sin papeles como una de las principales líneas estratégicas de un proyecto de mayor alcance, denominado Programa de Responsabilidad Social Corporativa de Europcar, que incluye el respeto al medio ambiente, la apuesta por la seguridad y la promoción de la seguridad vial.
El proyecto de eliminación del papel llevado a cabo por Europcar, una de las principales compañías mundiales de alquiler de vehículos es muy ambicioso, e incluye diversas fases:
- Organización y normalización de documentos,
- Digitalización de expedientes vinculados a las áreas ministración de Recursos Humanos: Gestión, Desarrollo y Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Calidad y Comunicación Interna y Relaciones Laborales, guarda
- Custodia de documentación.
- Destrucción de documentación certificada
- Integración de nueva documentación.
Para esto proyecto Europcar ha contado con la colaboración de Ibergrupo, centro especial de empleo perteneciente a la Fundación Juan XXIII, que se dedica desde hace más de 45 años a la integración social y laboral de personas con discapacidad, sobre todo intelectual.
Las ventajas de una oficina sin papel
Algunas de las razones que están motivando a empresas como Europcar a apostar por una oficina sin papeles son los siguientes:
- Adoptar una política de respeto al medio ambiente dentro de la organización.
- Agilizar procesos.
- Incrementar la eficiencia.
- Reducir costes.
La importancia de la homologación
Para poder llevar a cabo un proceso de sustitución del papel por archivos digitales es necesario utilizar un software que haya sido previamente homologado por un organismo oficial como la Agencia Tributaria.
De lo contrario el proceso será incompleto, puesto que no será posible eliminar definitivamente el formato papel de ciertos documentos como las facturas o tiques. En estos casos la empresa tiene la obligación de guardarlos en un archivo paralelo en papel durante 5 años, para poder atender el requerimiento del fisco o de una instancia judicial.
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