Las dietas y el kilometraje son conceptos donde cada empresa aplica su particular punto de vista en la aceptación o no de este tipo de gastos. De hecho, daría para escribir una novela donde, seguro, no faltaría la picaresca de algunos empleados para que la empresa les reembolse este tipo de gastos de viaje.
La movilidad se ha convertido en la tónica general de muchos trabajadores. En consecuencia, durante la jornada laboral deben coger el coche por motivos de trabajo. A veces, estos desplazamientos incluyen una comida con el cliente, o potencial cliente, o incluso una estancia en un hotel. Pero, ¿cómo puede evitar la empresa que el trabajador que realiza este desplazamiento no le dé gato por liebre? Es cierto que no se puede generalizar, y que la mayoría de los trabajadores son honrados, pero, ¿cómo puedes tener controlado ese bajo tanto por ciento que hace de la picaresca en las dietas y kilometraje su modus vivendi?
1) Marcar claramente las reglas del juego
La empresa debe tener definido en el convenio colectivo, en la política de gastos de viaje, qué acepta como dieta y kilometraje y qué no. Un convenio al que, evidentemente, tendrán acceso todos los trabajadores. De esta manera, se marcan de una manera clara las reglas del juego.
2) El presupuesto
Una vez reflejado en el convenio colectivo los límites de las dietas y los gastos por kilometraje, la empresa y, en concreto, el departamento de administración y finanzas debe marcar una partida presupuestaria para este tipo de gastos. De esta manera, cuando el trabajador deba realizar un desplazamiento corporativo conocerá los límites en su presupuesto. Hecho que probablemente ayudará a la contención de este tipo de gastos tanto desde el punto de vista de la empresa como del trabajador.
3) Informar de los límites
Por tanto, el trabajador en movilidad recurrente conocerá la política de gastos de viaje de la empresa y los límites y supervisión que realiza habitualmente. Una dinámica fructífera en ambos lados de la moneda. Tanto desde la empresa como del trabajador, principal interesado en el reembolso justo de este tipo de gastos de viaje.
4) Digitalizar y automatizar el proceso de gestión de gastos de viaje
Para finalizar, contar con una plataforma de gestión de gastos de viaje que digitalice y automatice el proceso puede aportar múltiples ventajas. Por un lado, va a permitir tener los gastos bajo control. Es decir, ordenados y que cumplan los límites establecidos por la empresa. Por otro, el repor de los gastos de viaje a través de una solución digital de estas características aporta información a la empresa para planificar de una manera eficaz los viajes corporativos. Y, en definitiva, ayuda a conocer números reales, compararlos y evitar ser víctima de algún Lazarillo de Tormes.
