La política de gastos de empresa tiene la última palabra sobre las condiciones necesarias para poder reclamar un gasto relacionado con un viaje de empresa. Esta serie de normas reflejan la cultura empresarial de la organización, de manera que existen casos para todos los gustos. Desde empresas que ofrecen mayor flexibilidad y permisividad en la reclamación de dietas de empresa hasta organizaciones sumamente escrupulosas en las condiciones que deben reunirse para poder reclamar una.
A continuación ofrecemos una lista de algunos de los conceptos comunes que no suelen aceptarse como reclamación de dieta. Ojo, aunque algunos de ellos sean de cajón, vale la pena especificar estas condiciones en la política de gastos. Fundamentarlas al máximo será de utilidad en los casos conflictivos.
La primera es de Perogrullo, y más que en el desconocimiento puede interpretarse como una confusión interesada. Comidas/ viajes no relacionados con el negocio, de tipo personal, quedan excluidos. Por supuesto.
Otra de cajón son las invitaciones recibidas. Se trata de una situación más o menos habitual en un viaje de trabajo. Si el trabajador acaba siendo invitado a comer o cenar, éste no puede reclamar una dieta. Las dietas no son acumulativas, se gastan o se pierden. Dado que en ese caso el trabajador no ha realizado ningún desembolso, no tiene sentido que la empresa le remunere nada.
En caso de alojarse en un hotel, las dietas a percibir estarán relacionadas con el tipo de manutención contratada. Por ejemplo, es habitual que el desayuno se contrate en el propio hotel, de manera que la dieta por desayunar en otra parte no podrá ser reclamada. En situaciones especiales, habrá que justificar por qué se ha decidido prescindir de la dieta contratada en el hotel.
El concepto de gastos personales engloba gastos de los que la empresa no se hace cargo por entender que se trata de gastos opcionales y que quedan enteramente bajo la decisión del trabajador. No se trata de elementos de primera necesidad y desde luego, no son indispensables para desempeñar la labor profesional. Entre ellos se podrían contar tentempiés, snacks entre horas, cafés, bebidas alcohólicas o por ejemplo el uso del minibar en el hotel.
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