Desde la perspectiva de una empresa, el contratar los servicios de una agencia de viajes de empresa es solamente una parte del proceso de externalización (outsourcing) de su estructura de viajes. No hay que olvidar que una empresa puede optar por encargar a un tercero la organización íntegra de su viaje o solo una parte de ella.
Las áreas que se pueden externalizar
La estructura de viajes de una empresa comprende muchas áreas y todas ellas son susceptibles de externalizarse, ya sea en conjunto, en bloque o por separado. Las más importantes son:
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Elección del proveedor de viajes más adecuado.
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Implantación y uso de plataformas on line de consulta y reserva.
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Negociación con los proveedores.
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Optimización de política de viajes.
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Estudio de planes de ahorro.
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Comunicación y/o formación interna de los empleados que viajan.
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Seguridad de los viajeros.
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Etc.
¿Qué tipo de externalización es la más adecuada?
No existe una respuesta tipo para esta pregunta, puesto que todo depende de los recursos humanos y de infraestructura, objetivos e incluso filosofía de la empresa. Existen muchas opciones y una puede ser, por ejemplo, liberarse de la parte de negociación y contratación pero seguir gestionando la labor más administrativa.
En cualquier caso, es evidente que a medida que vaya externalizando todas sus actividades no estratégicas, y la organización de viajes corporativos es una de ellas, podrá centrarse en lo verdaderamente importante: las actividades claves de su negocio.
Por lo general, las externalizaciones reportan eficacia, reducción de costes, mejor organización y más especialización, convirtiendo además muchos costes fijos en variables.
Para conseguir eficacia y verdadero valor añadido, sobre todo en los temas de consultoría, no es suficiente con contratar los servicios de cualquier agencia de viajes, sino que tiene que estar especializada en Business Travel.
Un último consejo para la empresa que ha decidido externalizar su estructura de viajes en manos de una agencia de viajes especializada es analizar y delimitar muy bien las distintas tareas a realizar por la empresa y la agencia, pues de lo contrario se corre el peligro de duplicar funciones, crear redundancias en los circuitos y repetir procesos de trabajo.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Commercial Regional Director en BCD Travel y BCD m&i
