A menudo el proceso de gestión de gastos implica a varios actores dentro de la empresa; con diferentes atribuciones y en distintos departamentos. Sincronizar todos estos roles de forma efectiva reduce el tiempo y los recursos destinados al flujo de gestión de las hojas de gastos.
Los procesos de revisión y aprobación de gastos pasan por diferentes fases. Dependiendo de la complejidad del escenario, es posible que haya una cadena de figuras encargadas de aprobar los gastos antes de que pasen a la siguiente etapa. Sería el caso, por ejemplo, de un trabajador desplazado para realizar tareas en un proyecto. Un primer encargado de la revisión de sus gastos sería el jefe de proyecto. En segunda instancia, podría haber un controller que centralizase la validación de los gastos de los diversos proyectos que se desarrollan en paralelo.
Una de las quejas comunes respecto al proceso de gestión de gastos es que es lento y los reembolsos de gastos tardan más de lo que deberían. Este problema deriva de su poca automatización y a menudo de los muchos estadios por los que pasa. Al tratarse de un proceso que supera las barreras departamentales en varios puntos, la sincronización de los implicados no es trivial.
Conseguir comunicar efectivamente a los implicados resulta difícil si el proceso de gestión tiene una componente elevada de papeleo. La migración de las hojas de gasto a un entorno digital permite que todas las figuras trabajen en un mismo entorno y puedan incluso ser sincronizados por éste, recibiendo avisos automáticos cada vez que les es requerida una acción.
Otra ventaja destacable de la digitalización y uso de plataformas para la sincronización es la visibilidad que se consigue del proceso. El progreso del flujo y su situación exacta -si falta algún dato, si un informe se ha devuelto, …- se puede en conocer en cualquier momento, y no sólo por los responsables. También se puede habilitar para los propios trabajadores, que pasan a estar al tanto de cómo va la aprobación de sus gastos y cuándo pueden esperar su reembolso.
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