El fraude interno es un fenómeno minoritario, no hay que volverse paranoico y pasar a sospechar de todo el mundo. La inmensa mayoría de la gente en tu empresa lo estará haciendo todo correctamente. De cualquier modo, establecer mecanismos que aseguren que todo está bajo control debería ser prioritario para la empresa.
El fraude existe en varias formas, y a veces no merece ese nombre. En muchos casos el fraude no es intencional y se debe a descuidos, desconocimiento de las políticas de gastos de la empresa, errores humanos o confusiones. Hay que entender esto como errores que se producen de forma “natural” en el proceso de gestión de gastos.
Por supuesto, luego están los casos reales en los que se trata de fraude con todas las letras. La nota de gastos se infla deliberadamente para ganar un dinero no merecido a costa de la empresa.
En cualquiera de los dos casos, la solución pasa por automatizar al máximo los procesos de reporte y validación de gastos. Establecer una capa de tratamiento automático de la información hace posible que muchos de los errores, descuidos e incluso tentativas de fraude se localicen y subsanen de forma inmediata.
En la fase de reporte de gastos, ofrecer un mecanismo para la entrada automática permite captar información directamente del justificante, reduciendo la necesidad de interacción por parte del reportador con la consiguiente posibilidad de errores.
En la fase de revisión, algoritmos que se ejecutan como parte del proceso previa a la acción del supervisor pueden detectar automáticamente potenciales casos de fraude.
Existen soluciones en el mercado que toman el proceso de gestión de gastos y automatizan todas sus fases. Captio es una de ellas y se vale de una herramienta común como el smartphone para leer los datos de los tickets de gasto y procesar sus datos para conseguir un proceso de gestión de gastos de empresa sin fraude.
Aunque no se hayan detectado casos de fraude en la empresa en la empresa en la que trabajas y no haya motivos para desconfiar de nadie, saber que existe una herramienta que cubre las espaldas en la supervisión y vela para evitar el fraude es un argumento más para la tranquilidad de los gestores de los procesos de gastos de viajes.
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