Una vez detectado el fraude interno llega otra fase no menos importante: aportar las soluciones para combatirlo. Los pasos a seguir para reparar los perjuicios ocasionados por un fraude son estos cuatro.
1. Informar del fraude cometido
Como hemos visto anteriormente, siempre se debe informar en primer lugar, normalmente vía correo electrónico, al empleado que ha cometido el fraude. Cuando la infracción no puede considerarse leve o bien se repite también se ha de poner copia a los superiores para que estén al tanto de lo ocurrido.
2. Demostrar la causa por la que se trata de un fraude
Se debe argumentar ante el trabajador y/o sus superiores el motivo por el que se considera un fraude. Obviamente, siempre es una violación de algún punto o aspecto de las políticas de gastos de la empresa.
3. Ajustar en la hoja de gastos
El ajuste se puede realizar de diversas formas:
a) Retener momentáneamente la nota pasa someter el gasto presumiblemente no autorizado a una opinión con el trabajador, recursos humanos, el supervisor, etc.
b) Si el fraude es claro, entonces se procede a descontar al trabajador la diferencia en la que se ha excedido o todo el importe si se trata de un gasto completo no justificado.
4. Reflejar por escrito en un informe el fraude detectado
Ya hemos visto también que los auditores de notas de gastos deben dar cuentas cada cierto tiempo de su trabajo mediante la elaboración de informes y reportes.
En resumen la solución de un fraude, que en realidad es que de verdad importa, es un proceso que requiere cuatro acciones: información del fraude, demostración del hecho, ajuste de la nota de gatos y elaboración de un informe reflejando lo ocurrido.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Controller con más de 10 años de experiencia en el sector de la tecnología médica y colaboradora habitual de Forum Business Travel
