Es habitual que la persona responsable de la revisión de las declaraciones de gastos se encuentre con errores de muchos tipos en esos informes. Pero no es lo mismo que sea un error intencionado con el objetivo de inflar la nota de gastos, que un despiste del empleado...
Se considera fraude interno en los informes de notas de gastos cualquier error que de alguna forma infringe las políticas de gastos, sea de forma intencionada o no. Pero aunque se pueda considerar fraude, la intencionalidad es un factor muy importante a la hora de tomar medidas.
Puede darse el caso de una nota que no cumpla la política de gastos por una cuestión de desconocimiento de éstas por parte de quien presenta dicha nota. Si es un nuevo empleado, o bien ha habido cambios recientes en estas políticas, es necesario asegurarse una correcta comunicación de los límites y las normas establecidas.
Otro caso que puede darse que la política de viajes de la empresa ya no se adapte a las necesidades de la compañía y sus empleados. Las empresas cambian, abren mercados, afrontan situaciones nuevas… Y los gastos asociados a estas circunstancias pueden variar. Pongamos por ejemplo una empresa que da el paso de internacionalizarse, y que por lo tanto enviará comerciales al extranjero. Puede darse el caso que el comercial se encuentre en una ciudad mucho más cara que las que trabaja habitualmente, y por lo tanto que el importe máximo que tenga asignado para dietas sea demasiado justo. O bien que no se tengan en cuenta otras monedas y que las fluctuaciones habituales en los tipos de cambio distorsionen la nota de gastos.
Además, puede ocurrir que un empleado sufra un robo, o bien extravíe, su bolso, su maleta, etc., donde tenga la documentación necesaria para realizar la nota de gastos. Será entonces para él o ella justificar los gastos realizados en efectivo. Para este caso, es muy útil la digitalización de los tiques, ya que así deja de ser necesario contar con el resguardo original en papel.
Otro caso es el de los problemas de conectividad. Gracias a la globalización, las empresas viajan cada vez más, y más lejos, incluso es habitual comercial con países en vías de desarrollo. Puede darse el caso que al viajar a un país con deficiencias tecnológicas o un nivel bajo de desarrollo de las TIC, un empleado tenga problemas para hacer llegar a tiempo sus notas de gastos, o que no la pueda enviar en el soporte requerido, etc.
