Aunque cada vez es menos frecuente, en ocasiones suele ser necesario facilitar a los empleados dinero en efectivo si se deben realizar desplazamientos por motivo de trabajo. La gestión de las facturas y tiques que correspondan a estas actividades presentan una casuística particular por dos motivos: suele tratarse de un gran número de operaciones y siendo además todas ellas de pequeños importes.
Dejando de lado la problemática puramente contable que conlleva el hecho de dejar en depósito un dinero de la empresa a los trabajadores, el control del uso que se haga del dinero en efectivo es un tema de especial interés para cualquier empresa que se encuentre en estas situaciones.
Lo más habitual es que el empleado tenga una tarjeta de crédito para abonar estos gastos. Pero existen pequeñas cantidades que deben seguir pagándose en efectivo. Quizás simplemente porque los proveedores, por su actividad o por el lugar en el que están, no tengan capacidad para aceptar medios de pago diferentes.
Un aspecto de especial interés será que la empresa adecúe el dinero dejando al empleado con lo que efectivamente vaya a necesitar. Para ello se deberá tener una idea sobre el nivel de precios en el lugar de destino. Así como tener una lista elaborada de posibles gastos en los que se pueda incurrir (alimentación, medios de transporte, etc). Una primera medida a tomar será pues el hecho de llevar tan poco dinero en efectivo como sea posible.
Ahora bien, cuanto más largo sea el viaje en días, mayor es la posibilidad que el empleado no controle (o mantenga en su poder) todos los justificantes de gasto que haya realizado. Es decir, que en el momento que el trabajador vuelva a la oficina pueda dar un detalle exacto y completo de todos los gastos realizados.
En ese sentido, es muy interesante para cualquier empresa poder contar con sistemas de gestión de gastos que faciliten tanto como sea posible esta tarea a los empleados en desplazamiento. Y en definitiva, siempre que se pueda es mejor evitar el manejo de dinero en efectivo, pero si no se puede eludir su uso, cuanto mayor control se pueda tener sobre el destino del mismo mejor y más eficiente será para la empresa.
