Sin duda, cualquier empresa tiene en cuenta en los viajes programados de sus empleados el dilema entre el máximo ahorro que puede conseguir y la calidad del viaje que se debe ofrecer al empleado. Unos límites que muchas veces son difíciles de definir pero que tendrán influencia en diferentes indicadores de productividad. ¿Quieres saber más? Te lo explicamos en este artículo:
Cabe decir que los viajes de empresa son herramientas de trabajo que deben ser utilizados cuando aporten más valor que los otros medios que hoy en día la tecnología pone al alcance de los trabajadores (correos electrónicos, videoconferencias, etc.). Pero es indudable que siguen siendo una parte inexcusable de las funciones empresariales, en especial de aquellas corporaciones o funciones laborales donde el contacto con el cliente es frecuente y necesario.
La aplicación de restricciones en los gastos de viaje, si bien genera un efecto muy positivo en el ahorro a corto plazo, los puede tener negativos en el largo plazo. Es decir, toda aquella gestión que no se realice presencialmente, cuando esto sea importante para la satisfacción de un cliente, repercutirá posteriormente en los resultados de la empresa (reducción de las ventas, peor resultado en las negociaciones, etc.). Sin olvidar que en la captación de algunos nuevos clientes todavía cobra mayor importancia la interlocución presencial con ellos.
Teniendo todo esto en cuenta, no se deben obviar algunos principios que se deben tener en cuenta en el planteamiento de los viajes de empresa.
- Coherencia entre el tipo de viaje y el gasto a realizar. Viajes más importantes para el negocio o los de nivel directivo superior es lógico que supongan un gasto mayor porque en ellos se presupone una inversión en imagen de la empresa.
- Comodidad mínima imprescindible. Los viajes de trabajo generan una incomodidad para el empleado. Debe cambiar sus horarios y costumbres y realizar un esfuerzo extra. No son un regalo y por tanto la empresa debe garantizarle un mínimo confort en los mismos (con el coste que ello tiene).
- Ahorrar en gastos que no aporten valor. El ahorro se puede aplicar en diferentes ámbitos y algunos tienen mayor repercusión que otros en la gestión empresarial. Por tanto, hay que escoger aquellos que no aporten ninguna diferencia sustancial. Podría ser el caso de la categoría de automóvil a escoger en un alquiler. Si no hay que realizar un gran desplazamiento o verse con clientes, puede ser recomendable escoger un modelo de una categoría inferior.
En definitiva, si bien es cierto que las tecnologías han aumentado en gran medida las formas de comunicación (además de hacerlas más ágiles), los viajes siguen siendo una herramienta de trabajo muy importante en las organizaciones empresariales. Su gestión correcta en los gastos (así como en las tareas administrativas que siempre les acompañan) debe ser tomada en cuenta en todas las empresas.
