Para toda empresa es importante tener desarrollado correctamente su plan de movilidad. En éste se debe detallar la tipología de viajes que se deben realizar, así como una aproximación a los costes que cada uno de ellos puede suponer. Las empresas suelen distinguirse entre las que se desplazan en ámbito nacional y las que se mobilizan a diferentes países, por lo que los planteamientos de los viajes de cada una de ellas serán completamente diferentes.
Uno de los aspectos más importantes que se deben tener en cuenta a la hora de gestionar los gastos de viaje es el tipo de personal que los realizará. Generalmente, los empleados que estén implicados de una forma más directa con la empresa serán los que más viajen, y puntualmente pueden ser acompañados por algún empleado de otro departamento para dar soporte.
Ahora bien, se debe evitar la realización de viajes con más personas de las que sea imprescindible para conseguir el propósito del mismo.Otro punto importante son los gastos relacionados con el viaje. Tener claramente delimitados los gastos que la empresa esté dispuesta a asumir, así como comunicarlo de una forma clara a los empleados, es un aspecto relevante a tener en cuenta. Con ello se evitarán malentendidos y posteriores interpretaciones. En este sentido, suelen utilizarse diferentes categorías según la tipología de viaje previsto, así como el nivel jerárquico (o funcional) del empleado que debe realizarlo, con la delimitación correspondiente del gasto máximo a asumir por la empresa.
Es prudente también por parte de la organización tener un plan de contingencias en caso que el empleado se encuentre en situaciones imprevistas y no pueda consultar con su superior inmediato el proceso a seguir. Además los trabajadores que viajan deben tener tan claro como sea posible qué actuación espera de ellos la empresa en cada momento.
Finalmente, también es clave tener un proceso ágil y eficiente en la gestión de los gastos de movilidad. En este sentido, los tradicionales procesos manuales de tramitación de hojas de gastos han dejado paso a herramientas que con el uso de la tecnología facilitan todos estos trámites, reduciendo los posibles errores en los cálculos y evitando el extravío o daño de documentación.
