Los gastos extraordinarios en una empresa: ¿cuáles son?

En la planificación de la contabilidad financiera de una empresa pueden aparecer a lo largo del año gastos inesperados con los que no contábamos. ¿Sabemos cuáles son? ¿Podemos prevenirlos? Al menos, es importante conocer los más habituales.

Lo primero que debemos establecer es una definición clara de qué son los gastos extraordinarios. Se trata de gastos excepcionales, no habituales y no esperados que no se pueden prever y que se producen a raíz de una actividad empresarial o como consecuencia de ésta. Son gastos de carácter no periódico, que suceden de forma puntual y que no se espera que se vayan a repetir. 

¿Cuál es la diferencia entre gastos extraordinarios y ordinarios? Precisamente, los gastos ordinarios empresariales son todo lo contrario: salidas o egresos de dinero (en efectivo o a través de cualquier otro método de pago) que disminuyen el beneficio de la empresa y son previsibles, periódicos y se pueden calcular con antelación. Un ejemplo de gastos ordinarios serían los gastos fijos: alquileres de espacios, nóminas de trabajadores, facturas de agua y luz, impuestos, etcétera. 

Por su propia naturaleza, establecer un listado de gastos extraordinarios de la facturación de una empresa es complicado, porque son muy diversos y dependen en muchos casos de factores externos que no podemos controlar. No obstante, te dejamos un listado de ejemplos para que los tengas en cuenta en tu actividad empresarial y, en la medida de lo posible, guardes un pellizco de dinero por si un día se presentan sin avisar. 

Gastos en empresas extraordinarios

• Multas. Recibir una multa en nuestra empresa por algún tipo de práctica errónea es un gasto no previsto que puede ocurrir. Es importante pagar las multas en el plazo de tiempo más rápido posible porque, de lo contrario, nuestra empresa puede quedar paralizada, sufrir daños en su reputación o incluso quedar inhabilitada. También es cierto que todas las multas se deben estudiar y, en el caso de considerarse injustas, recurrir.  
• Sanciones. Las sanciones a una actividad empresarial aparecen en forma de embargos, por ejemplo, o exigencias económicas por no presentar determinados documentos en el plazo previsto. Siempre puedes reclamarlos si no estás de acuerdo, o abonar la cantidad correspondiente para solucionar el problema. 
• Incendios. Nadie espera nunca que ocurra un incendio, así que su aparición es el ejemplo perfecto de un gasto extraordinario. Un incendio puede dañar gravemente nuestras infraestructuras, mobiliario, provocar la pérdida de información, etc. y necesitaremos una fuerte inversión económica para recuperarnos. Un buen seguro también nos protege en estos casos. 
• Inundaciones. Al igual que los incendios, las inundaciones vienen sin esperarlo y estropean tus mesas, sillas, armarios y perjudican todos los elementos tecnológicos que entran en contacto con el agua.

Gastos extraordinarios fruto del teletrabajo

La pandemia provocada por el Covid-19 ha sido fuente de gastos extraordinarios para muchas empresas, que han tenido que adaptarse a un nuevo contexto marcado por los ERTEs y el teletrabajo. Para poder trabajar desde casa correctamente necesitamos equipamiento técnico: ordenadores, pantallas, sillas, teléfono… cada caso es diferente y cada empresa lo ha gestionado como ha podido, pero no hay ninguna duda que la situación de confinamiento ha generado gastos extraordinarios en muchos sectores. 

En un primer momento los empleados se han hecho cargo de muchos de estos gastos extra provocados por el Covid-19, pero son gastos reembolsables de los que la compañía se debe responsabilizar (según su política de gastos). Para agilizar el trámite no hay nada más útil que la herramienta digital: usa un software de gestión de gastos con el que basta con hacer una foto de los tiques de compra de establecimientos físicos (o subir los PDF de las facturas de compras online) para que el software extraiga automáticamente la información del gasto. Esto es lo que consigues gracias a Captio, la solución digital que se adapta a la política de gastos de cada compañía y resuelve los gastos extraordinarios.

En definitiva, podemos afirmar que la naturaleza de los gastos extraordinarios es inesperada (nadie hubiese podido prevenir el Covid-19 hace un año) y las organizaciones solo pueden prepararse ante esto guardando provisiones y teniendo su propia “hucha” en la que ir ahorrando poco a poco para gastarlo cuando la situación así lo demande. Esperamos siempre que los gastos extraordinarios sean los mínimos posibles, pero que esto no nos lleve a no estar preparados, ¡recuérdalo! Todo puede pasar en el futuro próximo, tanto bueno como malo, y te animamos a estar alerta y atento a tu entorno.