La gestion de costes permite a las empresas tener una mayor eficiencia y conseguir un mejor uso de los recursos económicos de la empresa. Las políticas de gastos de viajes son una serie de normas y directrices que sirven para regular todo lo relativo a los desplazamientos de empresa. Si se trabajan estas dos herramientas juntas, la empresa puede lograr unas mejoras importantes en este ámbito. Te explicamos cómo.
Las políticas de gastos son necesarias en cualquier empresa en que haya personal en movilidad. Estas pautas incluyen conceptos como qué gastos son reembolsables y qué gastos no lo son, los plazos y las formas para presentar las notas de gastos, los plazos de las liquidaciones, etc.
Pero estas normas no sirven de nada si no se verifica su cumplimiento por parte de los trabajadores. Aquí es donde la gestión de costes puede ser muy útil. La gestión de costes y la contabilidad de costes nos servirán para hacer un seguimiento de los gastos reales de los empleados que se desplazan, no solamente a nivel cuantitativo sino también cualitativo. ¿Se están cumpliendo las políticas de gastos? Si no, ¿por qué? ¿No están actualizadas, no se ajustan a las necesidades…? ¿Se pueden optimizar? Así, la gestión de costes permitirá un seguimiento real, pero también nos ayudará en la evolución de estas pautas.
Las políticas de gastos no son, o no tienen que ser, estáticas, sino adaptarse a los cambios en la empresa y en el entorno. La gestión de costes y la contabilidad de costes nos ayudará a detectar esos puntos a mejorar, para optimizar los gastos pero también para que los trabajadores puedan realizar correctamente su trabajo cuando están de viaje de negocios.
Así pues, ambas herramientas tienen que ser trabajadas juntas, puesto que por separado aportan una visión incompleta que puede ser fácilmente mejorable.
