Al gestionar una nota de gastos, a menudo se confunden los conceptos dietas y reembolso de gastos. Pero se trata de dos conceptos distintos: la dieta es una cantidad fija que la empresa da a un empleado para cubrir los gastos de un concepto en concreto, mientras que el reembolso de gastos es simplemente la devolución del dinero que el empleado ha gastado en ciertos conceptos. ¿Por qué modelo de gestión optar? Joaquim Segura, Director de Operaciones y cofundador de Captio, nos habla de ello.
Tradicionalmente, la empresa ha encontrado en las dietas una forma de facilitar la devolución del dinero gastado por los empleados en los desplazamientos profesionales. Se establece una cantidad fija normalmente establecida en el convenio, independientemente de lo que se gaste el empleado, en función de si se trata de una media dieta, una dieta entera, un viaje nacional o internacional, etc.
Este modelo permite una simplificación de la gestión de gastos tanto para el trabajador como para el supervisor, ya que no necesita de una nota de gastos detallada, solamente justificar si corresponde o no la dieta en función de los desplazamientos realizados. Así, ambas partes ahorran tiempo y tener que hacer papeleo.
Pero por desgracia, en muchos casos se ha abusado de este modelo, que en ocasiones se ha convertido en una forma de sacarse un sobresueldo. Ciertos empleados pasan dietas que no les corresponden, o por encima del coste que en teoría ésta està supliendo.
Actualmente hay una tendencia a eliminar las dietas, y sustituirlas por el reembolso de los gastos. Esto supone para el trabajador tener que presentar una nota de gastos detallada, con los justificantes correspondientes, y para el supervisor tener que controlarlo al detalle para asegurarse que sea correcto.
Los beneficios de este modelo son una reducción de los costes globales de los desplazamientos, al reembolsar solamente lo que realmente se ha gastado. Además, la empresa logra una mayor visibilidad de estos costes, para su análisis posterior, generando oportunidades de ahorro como negociaciones con proveedores, recuperación del IVA, etc.
Así pues, para que este modelo funcione, es imprescindible que la empresa establezca una política de gastos clara para sus empleados. El proceso de generación, supervisión y administración de la nota de gastos tiene que ser lo más simple posible, para no convertirse en una carga administrativa excesiva para todas las partes implicadas. Y por supuesto, es necesario tener visibilidad de los gastos, y un control sobre ellos.
Director de Operaciones y Cofundador de Captio
Tras varios años en el mundo de la consultoría tecnológica y de negocios de gran empresa; Joaquim Segura es, actualmente, el Cofundador y Director de Operaciones de Captio, desempeñando las tareas de desarrollo del área comercial y operaciones de la compañía.
