Pasar los gastos de empresa es una de las tareas que suelen acumularse a final de mes. Los trabajadores que habitualmente deben desplazarse por motivos de trabajo acumulan justificantes hasta que llega la hora de pasar la nota de gastos. ¿Quieres saber qué ventajas te proporciona la automatización de este proceso? Suma un plus a la gestion del tiempo.
Una de las ventajas más evidentes de automatizar el proceso de gestión de los gastos de viaje es la desaparición del papel y la mejora de la gestión del tiempo. Hecho que proporciona mayor eficiencia ya que se optimiza el tiempo del trabajador, se gana en productividad, y además es más fácil detectar el posible fraude. A continuación, te detallamos las diferencias entre gestión manual y automática.
Manual:
- El trabajador que viaja recoge los justificantes de los gastos en papel.
- Apunta de manera manual información en el tique para acordarse de la situación que justifica el gasto.
- Para realizar la nota de gastos el trabajador debe aunar los tiques generados durante el mes para poder realizar el reporte, y después empezar con la redacción del informe.
- Después de realizar el informe, en el cual ha invertido cerca de una hora, el trabajador lo manda por email a la persona encargada de supervisar los gastos.
- Coje un sobre, mete todos los justificantes y va a entregarlo a su supervisor o a alguien de Administración.
- Espera a que supervisen el informe y justificantes originales.
- El supervisor recibe una avalancha de justificantes y los debe revisar uno a uno.
- Tras unos días la empresa, si está todo correcto y no se ha extraviado ningún tique, reembolsará los gastos.
- En el departamento encargado de la contabilidad, un trabajador pasa “manualmente” toda la información al sistema contable de la empresa.
Automático:
- El trabajador con un sólo click a través de la app de la plataforma de gestión de gastos digital en su smartphone puede realizar una copia del tiquet y olvidarse del papel si la plataforma está homologada por la Agencia Tributaria.
- En el caso de Captio, a través del OCR, se lee automáticamente la información del tique.
- El informe de gastos se genera automáticamente. El trabajador no pierde ni un minuto.
- Hace otro click y el trabajador envía directamente el informe a su supervisor.
- Los justificantes están digitalizados, certificados por la AEAT y archivados en la nube. No se necesita ningún sobre.
- Desde el departamento encargado de la supervisión a través de la plataforma digital cuenta con alertas, configuradas de acorde con las políticas de viaje de la empresa, y, por tanto, la información ya llega filtrada.
- El trabajador recibe un aviso cuando el informe ha sido aprobado.
- Se le reembolsan los gastos.
- La información de los gastos se integra directamente en el sistema contable de la empresa ganando en eficiencia.
Así pues, a través de una gestión de los gastos de empresa automatizada se gana tiempo y eficiencia empresarial.
