La gestión por procesos ha abierto la organización a la agilidad y la conectividad, dejando atrás la rigidez de la gestión funcional. Ese planteamiento tradicional, tan verticalizado y carente de flexibilidad, no podía competir en resultados con un enfoque colaborativo y que busca generar el máximo valor. Está demostrado que “las empresas que implementan la gestión por procesos se benefician de un aumento en el ROI de hasta un 41% en un año” (AIIM).
A día de hoy, en un momento en que muchas organizaciones empiezan a alcanzar la madurez en sus procesos de transformación digital, la gestión por procesos muestra los signos más evidentes de su evolución. En base a un planteamiento data céntrico que tiene sus raíces en el BI (inteligencia empresarial), los cimientos del negocio se vuelven a revolucionar. ¿Será esta vez la definitiva?
La tecnología y la nueva gestión por procesos
La inteligencia de negocio lleva años apoyando la gestión por procesos y aumentando su eficacia a través de una mayor visibilidad, del aseguramiento de la calidad de la información y de la democratización del conocimiento (que llegó de la mano del BI en autoservicio).
Sin embargo, la revolución digital ha permitido a las empresas acceder a nuevas herramientas tecnológicas, más personalizables y más flexibles, que les instan a dejar atrás metodologías como Lean o Six Sigma para ser más ágiles.
El foco se pone en la experiencia, la que se va a entregar al cliente o la que va a vivir el usuario de negocio, y eso se puede traducir en datos. El resultado es que la gestión de procesos se automatiza, se dinamiza y se vuelve más eficiente al contar con el soporte de la analítica avanzada, la inteligencia artificial o el aprendizaje automático.
Según un reciente estudio cuyas conclusiones se publican en CIO, “el 65% de encuestados afirman que la inteligencia empresarial y el análisis han impulsado un cambio en sus procesos en los últimos doce meses”.
Y estos cambios tienen que ver con algunos de los rasgos que definen a la versión más digitalizada de la gestión por procesos, que es la que:
- Cuenta con los datos suficientes y las capacidades necesarias para asociar la información disponible sobre cada proceso con indicadores. De esta forma, hace posible introducir cambios puntuales y efectivos, que impulsen la eficiencia de las acciones implementadas y multipliquen su impacto.
- Convive con la incertidumbre y donde hay caos, permite ver oportunidad.
- Ha automatizado la gestión del ciclo de vida del dato al completo y, gracias a ello, puede acelerar y optimizar los procesos, evitando los problemas que hasta ahora surgían al recoger, agregar, almacenar, procesar, analizar, consumir y aprovechar al máximo sus activos informacionales. Así es como hoy día, los encargados de la toma de decisiones de la empresa pueden realizar transacciones, reconsiderar estrategias y aprovechar oportunidades mejor y más rápido, poniéndose por delante de la competencia.
- Puede adaptarse a las circunstancias cambiantes del negocio sin latencias. De esta forma mantiene el posicionamiento de la organización en el mercado y supera las expectativas de los consumidores.
Volviendo al estudio citado, “solo el 41 por ciento podría asegurar la estrecha integración entre sus herramientas de análisis y la gestión de procesos”. Esto significa que, pese a que “el 97% de las empresas consideran que la gestión por procesos es un enfoque sistemático para la mejora continua” (AIIM), menos de la mitad de las organizaciones puede disfrutar de sus ventajas, algo que evidencia que todavía queda mucho por hacer en esta línea.
A medida que las organizaciones sigan aceptando el aumento masivo de datos, la gestión por procesos será cada vez más valiosa, pudiendo incluso ir más allá y emplearse para gestionar el cambio; pero, para ello, no deben olvidar la importancia de optimizar su forma de recoger, almacenar y administrar toda esa información a su alcance.
Artículo relizado con la colaboración de:
