El concepto de hoja de gastos simplemente refleja el elemento donde registrar los gastos de empresa con la finalidad de reportarlos. No tiene porque ir ligado a ningún documento, hay multitud de herramientas para enfocar este proceso de una forma más sofisticada.
El término hoja de gastos remite sin duda al papel. De hecho, los estudios a día de hoy arrojan una cifra significativa y poco halagüeña para las empresas españolas: el 55% continúan utilizando la hoja de gastos en formato papel. Sin embargo, se trata de una forma de proceder que poco a poco va quedando atrás en favor de la implantación de herramientas informáticas.
Estas herramientas intentan mejorar el escenario de los gastos de viaje desde diferentes perspectivas pero no todas lo consiguen debido a un enfoque demasiado complicado. El proceso manual de reporte de gastos - con los tiques de sobres, las hojas de gasto, etc. - si bien resulta farragoso, lento y tedioso, es algo que se conoce al dedillo y a lo que los trabajadores están acostumbrados.
Si se decide cambiar, habrá que encontrar una herramienta que venza la resistencia al cambio con una propuesta de uso realmente fácil y cómoda.
Los objetivos finales al promover un cambio de metodología en la gestión de gastos pueden ser muchos: mejorar el control de los gastos, aumentar la eficiencia de los procesos de gestión, reducir fraude... sin embargo, todo esto no se conseguirá si la solución no facilita la vida al usuario en su día a día. Cambiar una forma de proceder tan enraizada en la cultura de la empresa sólo se conseguirá si las ventajas de uso quedan claras ya desde el inicio del proyecto.
La venta interna de este tipo de proyectos tienen una ventaja muy importante, los indicadores de mejora son muy plausibles para todos los implicados, tanto a nivel de decisores como de usuarios finales: revisores como generadores de hojas de gastos. Al fin y al cabo, decirle a un trabajador que se va a ahorrar el trabajo de redactar su informe de gastos es un argumento potente, ¿no crees?
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