No es agradable pensar que alguno de los miembros de tu equipo intenta aprovecharse de los recursos de la empresa. No lleva a ningún sitio y no genera un buen clima de trabajo. Normalmente, los trabajadores son honrados y hacen lo debido; en el 99% de los casos…
Sin embargo, el fraude en los viajes de trabajo sigue generando pérdidas de miles de euros. Tanto las grandes como las pequeñas empresas lo sufren, y es que cualquier negocio en el que los empleados imputen gastos a la empresa es susceptible de sufrir fraude en el proceso. No es sencillo lidiar con estos temas, pero conviene afrontarlos de una manera expeditiva para evitar que se repitan.
Antes de pensar en cómo gestionar el tema, es importante distinguir entre los errores humanos y la picaresca. En muchas empresas todavía se siguen procesos manuales en la gestión de gastos. Son procesos en los que es sencillo cometer algún error. Teclear un valor incorrecto, una fecha equivocada o perder algún ticket original no es infrecuente. Siempre es recomendable utilizar alguna herramienta para automatizar la gestión de gastos. Naturalmente, estos casos requieren un tratamiento diferente. Ahora bien, ¿cómo gestionamos el caso, una vez estamos seguros que se está cometiendo fraude en los viajes?
Para hacerlo correctamente entran en juego multitud de factores relacionados con el caso particular y con la cultura de la empresa. A continuación listamos unas cuantos puntos que conviene tener en cuenta.
Relacionados con el fraude
Cuantía
Lo primero es conocer la cantidad exacta. De cuánto en total se está hablando. ¿Se trata de decenas o de miles de euros?
Reinicidencia
¿Es la primera vez que ocurre? Una vez descubierto el fraude, es recomendable investigar y comprobar si hay irregularidades adicionales en las cuentas del pasado del trabajador.
Relacionados con el empleado
Rendimiento
¿Se trata de un buen trabajador? ¿Cumple con su trabajo? ¿Es un as de las ventas o tiene un rendimiento mediocre?
Explicación
Una vez se está suficientemente seguro, siempre habría que dar la oportunidad al trabajador de explicarse. Podría ser que fuese un malentendido y simplemente no estuviese al tanto de alguna de las políticas de gastos de la empresa o bien que el trabajador estuviese atravesando una situación complicada que habría que tener en cuenta para contextualizar la situación.
Relacionados con la empresa
Continuidad del empleado
En caso de que se pruebe que se ha producido fraude y se decida amonestar al empleado, hay que tener en cuenta cómo va a afectar esto la relación entre el empleado y la empresa. ¿Se va a poder volver a generar un clima de trabajo correcto por ambas partes?
Sustitución del empleado
Si se trata de un caso extremo y se decide despedir al trabajador hay que tener en cuenta cómo de importante es para la empresa, cómo afectará a ésta y cómo de difícil va a resultar sustituirlo.
Gestión de la situación
Finalmente, en el caso que se disponga de un departamento de Recursos Humanos, siempre será mejor poner es sus manos este tipo de conflictos. En caso negativo, sólo cabe recomendar tranquilidad, educación y mano izquierda.
¿Conocéis algún concepto más que recomendariáis tener en cuenta en estas situaciones? Compartidlo en los comentarios.
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