Los procesos relacionados con la gestión de gastos de viaje en la empresa pueden cambiar radicalmente mediante la implantación de herramientas especializadas. El mercado ofrece gran variedad de soluciones dirigidas a varios aspectos de los viajes de negocios. Las empresas que se dedican a vender software empresarial ya ofrecen este tipo de soluciones a las compañías.
Dado que tratar el tema exhaustivamente probablemente requeriría en sí mismo un ebook, se describen a continuación dos de los campos en los que existe mayor margen de mejora para las empresas que gestionan sus viajes de la forma más “tradicional”. Se trata de las herramientas de reserva automática (automated travel booking) y, por otra parte, de gestión de gastos de viajes (expense management).
Hasta el 50% de las transacciones relacionadas con los viajes de empresa se realizan después de la fase de reserva del viaje.
El viaje está sujeto a multitud de imprevistos que pueden obligar a efectuar modificaciones en los servicios reservados: reuniones que se alargan, vuelos que llegan con retraso, cambios de última hora. Esto obliga a replantear las reservas durante el viaje, y a menudo es la causa de que no se realicen con los parámetros adecuados para la empresa.
Dentro de esta categoría entrarían las herramientas de autorreserva, que ponen a disposición del viajero los mecanismos para gestionar sus nuevas reservas de acuerdo también con las necesidades de su empresa. En este caso, los beneficios vienen de generar estas nuevas reservas siempre cumpliendo con la política de gastos de la empresa y, a la vez, priorizando la contratación de proveedores seleccionados con los que existan acuerdos beneficiosos.
Otra gran categoría donde existen jugosos márgenes de mejora es en la aplicación de plataformas para la gestión de gastos de empresa. Se trata de herramientas que mejoran el proceso de reporte y supervisión de los gastos, automatizando partes del proceso que todavía se realizan de forma manual y ofreciendo un mayor control y visibilidad sobre sus resultados.
Tomando el proceso desde su inicio, mejoran el reporte de gastos por parte de los trabajadores, automatizando la creación de las notas de gastos, el elemento habitual para reclamar el reembolso de gastos. En la mayoría de empresas, este proceso se produce con periodicidad mensual y el 80% de veces toma alrededor de una hora. Automatizar este punto resultará muy interesante si la empresa dispone de un equipo de trabajadores que viajan a menudo de cierto tamaño.
Otro punto fundamental en los beneficios que aportan este tipo de herramientas es el aumento de control y visibilidad sobre los gastos de empresa. Habitualmente se ofrecen una serie de funcionalidades relacionadas con las políticas de empresa. Detectar de forma proactiva los incumplimientos no sólo permite detectar errores sino que reduce el fraude, un factor desgraciadamente habitual en los gastos de viajes de empresa.
La reducción del fraude es en la mayoría de casos superior al 90%.
