La tecnología evoluciona constantemente aportando al mercado nuevas herramientas cada vez más sofisticadas, prácticas y funcionales. El uso de estas facilitarán mucho la tarea del organizador de eventos.
Cada vez hay más aplicaciones y plataformas online que ayudan al sector del turismo de congresos y reuniones. Éstas proliferan tan a menudo que a veces es difícil mantenerse al día y conocer todas las novedades.
Las plataformas online pueden ayudar en aspectos como la difusión del evento, la acreditación a la entrada en el recinto, la búsqueda de salas y hoteles, etc. También lo hacen en el momento de gestionar reservas para asistentes de todo el mundo, siendo en este caso conveniente asociarse con alguna alianza aérea que integran varias aerolíneas. Por su parte, los smartphones ayudan a agilizar registros, a gestionar acreditaciones, etc.
Para ayudar a los profesionales del sector MICE en el momento de organizar su trabajo, les puede resultar provechoso el uso de plataformas como Prezi, Notability, Dropbox, Wetransfer o Redlaser. Para supervisar las contrataciones de proveedores y servicios, un OPC les resultará esencial. Contar con soluciones digitales como un timetable o el Global Meeting también les será beneficioso en la mayoría de los casos.
Aunque la mayoría de los gestores de eventos están de acuerdo en que las TIC les ayudan, el mayor peso de que un evento tenga éxito reside en el uso que hacen de éstas los organizadores. Es importante ser creativo y adaptar cada evento a sus circunstancias y voluntad del cliente.
Una queja por parte de los profesionales del sector es la falta de implicación de los proveedores en el desarrollo de las apps acordes a las necesidades del cliente y a la programación. Y una necesidad que varios expertos sienten que aún no está cubierta es la existencia de una herramienta que permita interaccionar con el público asistente en el evento y poder modificarse así la estructura del evento con las sugerencias recibidas resultando mucho más interactivo e interesante para los participantes.
Respecto al uso del RFP (solicitudes de respuestas), éste ha aumentado en un 21% durante el 2014. Por esto, aquellos que brinden herramientas que favorezcan la creación de peticiones y la obtención de respuestas adaptadas tendrán más oportunidades de acabar liderando el mercado.
