La línea entre el trabajo y placer no siempre está del todo clara. A menudo, aunque se viaje por negocios, hay oportunidades para hacer turismo y divertirse. Es un hecho positivo, ya que añade un aliciente más al viaje en sí, pero a la hora de pagar las facturas hay que saber diferenciar qué es qué para evitar casos de fraude interno.
En los últimos años más y más proyectos habían comenzado en la zona de las Antillas. Una limpieza de una central de ciclo combinado en Isla Reunión, puestas a punto de sistemas de vapor de centrales eléctricas en Mauricio, tratamientos químicos en tanques de combustible de refinerías en Guadalupe... Esto hacía que regularmente se desplazasen a la zona equipos de trabajadores que se quedaban por un períodos que oscilaban entre las 3 semanas y el mes y medio.
Sobre todo cuando se trataba de los primeros viajes, las Antillas suponían un destino apetecible para los trabajadores. El hecho de que se tratase de viajes de cierta duración aseguraba que se disponían de varios fines de semana para disfrutar de las interminables playas, el calor y el exotismo de las proximidades del Caribe.
De hecho, el Travel Manager de la empresa había empezado a establecer una relación entre los gastos de los trabajadores y las veces que había visitado la destinación en el transcurso del proyecto.
Existía una tendencia a gastar más en los primeros viajes, tendiendo a estabilizarse cuando ya se llevaban varias visitas al mismo destino. El Travel Manager tenía la sensación de que se debía a actividades que no estaban estrictamente relacionadas con el desarrollo de las actividades profesionales del equipo. Al principio, los trabajadores estaban más motivados a conocer el nuevo lugar y hacer turismo, moverse y explorar, con el tiempo la zona se daba por visitada y se entraba en la rutina.
El hecho de que se cumplimentase el trabajo con ocio era positivo, al fin y al cabo estar lejos de la familia por tanto tiempo no era agradable y el ocio ayudaba en cierta medida a compensarlo. Lo importante era tomar medidas para que los gastos relacionados con el ocio de los trabajadores estuviesen regulados y dejasen de producirse estas fugas.
El Travel Manager propuso a la empresa organizar actividades turísticas para los trabajadores de larga estancia en el extranjero en fin de semana. Junto con un adaptación concienzuda de la política de gastos a la nueva situación y una comunicación efectiva de esta se consiguió reducir las fugas y mantener a los trabajadores motivados.
Nota: este post forma parte de una serie dedicada a historias de fraude en los gastos de empresa. No pretendemos dar una visión negativa: el fraude es un fenómeno minoritario, la inmensa mayoría de trabajadores son honrados con sus gastos de empresa. Sin embargo, el fraude existe y es una fuente de pérdidas para las empresas. Como tal hay que combatirlo.
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