Las propinas son difíciles de tratar en la gestión de gastos y hay que tomar decisiones sobre cómo incorporarlas a la política de gastos de la empresa. Debido a su naturaleza accesoria, su control se complica para controlar el fraude interno.
El tema de las propinas en los gastos de empresa estaba fuera de control y había que cortarlo de raíz. Ana trabajaba en el Departamento de Finanzas y era la encargada de validar los gastos de viaje del personal. Además se encargaba de analizarlos, para detectar casos extraños, tendencias de gasto y, en definitiva, velar por la contención.
Hacía un par de años, habían incorporado a la política de gastos de la empresa una serie de reglas relativas a las propinas en los restaurantes. Se buscaba normalizar una situación común, los trabajadores querían que la empresa cubriese la propina que se dejaba en una comida de empresa. Hasta entonces no se había permitido. Las nueva reglas habían establecido un porcentaje máximo del 30% para la propina respecto al total de la cuenta.
A diferencia de en otros países, en España la propina no está incluida, así que cuando un trabajador dejaba una propina, apuntaba la suma adicional en el mismo ticket. El problema es que, según los datos que en ese momento estaba comparando Ana, el gasto en restaurantes para el equipo, había aumentado en comparación con la situación anterior.
Esto era curioso, el hecho de limitar la propina había hecho que el gasto aumentase. Parecía que la gente había pasado a ser más generosa con la propina y la daba en más ocasiones. A pesar de que se daba cumpiendo las restricciones de la empresa, el monto total de la partida de dietas había aumentado.
Otra posibilidad menos halagüeña, era que se estuviese produciendo una “fuga de propinas”. Esto significaría que se estarían reclamando propinas que en verdad no se dejaban. Se habría creado la idea que la propina era un concepto que la empresa consideraba parte de la dieta en sí misma y que por tanto estaba dispuesta a pagar. Por eso, si se consideraba que el servicio no era merecedor de una propina o si simplemente se decidía así, el dinero de la propina iba al bolsillo del comensal, y no al del establecimiento.
Necesitaba analizar más datos para llegar a una conclusión y actuar en consecuencia. El problema no tenía una solución fácil, lo único que se le ocurría a Ana era volver a la situación en la que no se aceptaba el pago de propinas.
Nota: este post forma parte de una serie dedicada a historias de fraude en los gastos de empresa. No pretendemos dar una visión negativa: el fraude es un fenómeno minoritario, la inmensa mayoría de trabajadores son honrados con sus gastos de empresa. Sin embargo, el fraude existe y es una fuente de pérdidas para las empresas. Como tal hay que combatirlo.
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