Llevar un buen control de los gastos reportados consume tiempo y recursos. Contrastar cada línea de una hoja de gastos con el justificante asociado no es precisamente rápido -aunque es básico para identificar casos de fraude interno- así que más de una vez se controlan grosso modo.
El tema empezó como quien no quiere la cosa. Normalmente guardaba todos lo tickets del mes en un sobre para mandarlos a Administración al final de éste. Lógicamente no iba con el sobre a todas partes, primero los metía en su cartera y cuando se acordaba -normalmente cuando abultaban lo suficiente para molestarle en el bolsillo-, los ponía junto al resto.
Aquella vez, se le había olvidado incorporar al sobre la última tongada. Se trataba solamente de un par de tickets, los de la última semana del mes. El sobre de justificantes lo había entregado justo el Viernes pasado, hoy -que era Lunes-, pensaba enviar el email con su informe de gastos.
Cómo no había pasado mucho tiempo, fue a hablar con los de Administración a ver si podían solucionarlo. Allí estaba Irene, la veterana responsable del departamento. Irene ya estaba ahí cuando él entró a trabajar, después de cuarenta años conocía al dedillo los entresijos de los inacabables procesos administrativos de la empresa, y además era una persona con un trato muy cercano.
- Pues enviamos los sobres la semana pasada, hijo -le respondió-. Ya sabes que este tema lo llevan ahora desde la central. Aquí lo único que hacemos es recoger el material de todo el mundo y mandarlo.
-¿Y así qué hago con los tickets que se me quedaron en la cartera?, serán solo unos 30 euros pero ya sabes, debería hacerse cargo la empresa.
-¿Has enviado ya el email con tu informe de gastos?
-Pues no, pensaba hacerlo hoy.
-Bueno, pues yo los metería ahí, al final es lo que miran. Ya sabes que la política de gastos de la empresa no admite gastos sin justificantes, pero será casualidad si revisan tu sobre. Además, por 30 euros no se van ni a dar cuenta.
-¿De verdad? Yo creía que lo revisaban todo.
-¡Uy, hijo! ¿Tu sabes el tiempo que costaría eso?
Así que se marchó e hizo tal como Irene le había recomendado. No hubo ningún problema, efectivamente parecía que no eran demasiado concienzudos en las comprobaciones. El mes siguiente, como todavía disponía de los “tickets de la discordia” del mes pasado, decidió probar una triquiñuela. Esta vez sí realizó el proceso correctamente: puso los justificantes en el sobre, incorporó las referencias a su nota de gastos e hizo llegar todo a las secciones pertinentes. Localizar esos tickets que ya había pasado el mes anterior y que por tanto se habían reportado dos veces sería imposible. Parecía que Irene (involuntariamente), le había abierto los ojos a una forma mucho más interesante de reportar sus gastos.
Nota: este post forma parte de una serie dedicada a historias de fraude en los gastos de empresa. No pretendemos dar una visión negativa: el fraude es un fenómeno minoritario, la inmensa mayoría de trabajadores son honrados con sus gastos de empresa. Sin embargo, el fraude existe y es una fuente de pérdidas para las empresas. Como tal hay que combatirlo.
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