El kilometraje es uno de los gastos relacionados con los viajes de empresa más comunes. Además, es uno de los que más margen da para aplicar trucos relacionados con el fraude interno, ya que no resulta fácil de controlar. No hay recibos, comprobantes, ni nadie al lado del conductor que supervise lo que hace.
Era el sexto mes ya desde la primera visita al cliente de Zaragoza. El proceso había sido lento pero, poco a poco, se empezaba a entrever la luz al final del túnel. De hecho no era nada nuevo, los procesos comerciales a empresas tan grandes eran lentos -éste más de lo habitual-, pero la cifra era jugosa y la firma valdría la pena el esfuerzo. Si se firmaba.
Así reflexionaba Jorge, Director Comercial de Software a su Servicio SL, o 3S, como habían rebautizado a la empresa cuando los acrónimos se pusieron de moda. Estaba revisando la cartera de oportunidades comerciales de su equipo con lupa, no estaba siendo un trimestre brillante y había que apretar el acelerador. Había otra buena oportunidad con un cliente en Logroño que también estaba cociéndose a fuego lento. Pero habría que esperar. Si había suerte y se cerraban los dos sería un buen trimestre, si sólo cuajaba una habría que estar moderadamente satisfecho.
En 3S se daba importancia a los detalles, y todos quedaban recogidos en un magnífico panel de mando. El que Jorge estaba consultando en ese momento. Los proyectos de Logroño y Zaragoza quedaban juntos cuando se ordenaba el listado por volumen de negocio, y una alarma sonó en la cabeza de Jorge cuando vió de forma conjunta los gastos imputados a cada oportunidad.
Sabía que los dos comerciales asignados trabajaban en condiciones similares, desplazándose con un vehículo propio. Sin embargo, los gastos de la oportunidad de Zaragoza, a pesar de llevar menos tiempo abierta, prácticamente alcanzaban los de la oportunidad en Logroño. Además, Logroño se encuentra bastante más lejos que Zaragoza, viajando desde Madrid. Jorge tenía la geografía de sus días de comercial de calle un poco oxidada pero estaba seguro que la diferencia de kilómetros tendría que notarse en los gastos. Algo olía raro.
Hizo falta escarbar en las hojas de gastos, pero al final se consiguió localizar el problema. Se había imputado metódicamente un exceso de kilómetros a los desplazamientos a Zaragoza. Comparándolo en Internet con un mapa real, calculó el desfase en un 30%. Probablemente el gasto adicional no se habría detectado en un proceso de venta más rápido, pero sumando un exceso de un 30% a todos los viajes realizados en 6 meses, se notaba.
El kilometraje estaba desfasado en un 30% respecto a la distancia real. No se trataba de una cifra tremenda, pero sí de un caso sorprendente. El error había salido a la luz simplemente usando un mapa para comparar pero nunca lo habrían detectado de no ser por la posibilidad de establecer una relación con un proyecto similar. Jorge se preguntaba cuánto tiempo llevaría esta persona haciendo lo mismo...
Nota: este post forma parte de una serie dedicada a historias de fraude en los gastos de empresa. No pretendemos dar una visión negativa: el fraude es un fenómeno minoritario, la inmensa mayoría de trabajadores son honrados con sus gastos de empresa. Sin embargo, el fraude existe y es una fuente de pérdidas para las empresas. Como tal hay que combatirlo.
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