Aunque parece un proceso simple, la gestión de la hoja de gastos puede aportar muchos beneficios a la empresa si se hace correctamente: control de los gastos, mayor eficiencia en la gestión de costes, oportunidades de ahorro… Existen muchas buenas prácticas que puedes aplicar para lograr la mejor gestión posible de las hojas de gastos de tu empresa. A continuación te explicamos una selección de las más importantes a tener en cuenta.
Generación de la nota de gastos
La gestión de la hoja de gastos empieza desde la fase previa, la planificación del viaje en sí. Se trata de un paso básico para evitar gastos innecesarios, que tiene que estar detallado en la política de gastos: con cuánta antelación se tiene que solicitar el viaje, a través de qué canal, los workflows de aprobación, los plazos para el reporte de los gastos… También es muy importante definir de forma muy concreta qué gastos son reembolsables y qué gastos no lo son. Demasiadas veces se da por sobreentendido esto, y es muy fácil que genere dudas, confusiones y problemas varios a la hora de liquidar los gastos.
Así pues, estas políticas tienen que estar perfectamente definidas, y puestas blanco sobre negro en un documento al que tengan acceso los trabajadores. Hay que tener en cuenta que no se trata de un documento estático, sino que puede y debe evolucionar a medida que van cambiando las necesidades y el contexto de la empresa.
Si interviene una agencia de viajes o un travel manager externo, es importante que tenga total visibilidad de las opciones disponibles, para poder elegir la que más se adecua, no solamente al viajero corporativo sino a la empresa. Es habitual que el trabajador “filtre” un poco las posibilidades para dejar las que más le interesan, pero a veces por culpa de esto se puede dejar pasar oportunidades de ahorro importantes, o exponerse a sobrecostes considerables.
Otra buena práctica es la de dar visibilidad al viajero del coste real que supone el desplazamiento. No solamente los gastos que él o ella haya incurrido y que tenga que anotar en su hoja de gastos, sino también otros como los gastos de agencia, las reservas hechas y pagadas directamente por la empresa, etc.
Supervisión de la hoja de gastos
Para una correcta gestión documental, se tiene que disponer de los documentos y justificantes de las diferentes fuentes de gastos. Por ejemplo, las agencias suelen enviar un resumen mensual de las gestiones realizadas por trabajador o departamento, tener los extractos bancarios para realizar la conciliación bancaria de los gastos de viaje, etc. Así pues, lo mejor es gestionar todos estos documentos de forma integrada en un solo flujo.
La supervisión de las notas de gastos suele ser un proceso lento y tedioso, por lo que la mayoría de empresas optan por realizar un muestreo. El problema es que de esta forma, solamente se detecta una muestra de los errores, abusos o incluso fraudes presentes en los informes de gastos. Además, si existe una política de gastos, pero no se supervisa su aplicación, es muy difícil lograr que los empleados la apliquen. Por esto resulta muy práctico poder utilizar herramientas que automaticen la supervisión de las notas de gastos, para un control más efectivo, pero que suponga un gasto menor de tiempo y recursos.
Administración del informe de gastos
Una vez más, la automatización supone una vía de ahorro. En este caso, hablamos de la contabilización de los gastos. Si una empresa tiene muchas liquidaciones iguales, resulta muy poco eficiente tener que hacer los apuntes de cada una uno a uno. Pero determinadas herramientas permiten automatizar esta tarea, sin perder visibilidad sobre los datos, para realizar un análisis posterior.
El gasto que las empresas hacen en viajes corporativos puede ser considerable. Así que resulta imprescindible disponer de un presupuesto para esta partida. La comparativa entre los gastos presupuestados y los gastos reales será de gran ayuda para controlar los costes, mejorar la gestión de presupuestos, tener una visión más realista de los viajes, etc.
En esta línea, disponer de elementos de imputación de gastos es una gran ayuda. Para que la empresa analice correctamente los gastos, tiene que poder imputarlos a sus clientes, procesos, proyectos, etc. Por esto, tiene que poder pedir a sus empleados que faciliten esta información, pero con un modelo o plantilla de nota de gastos que sea suficientemente flexible para adaptarse a los posibles cambios que esto genera. Y todo esto, sin distorsionar toda la otra parte de análisis de gastos, ni complicar demasiado la tarea de reporte del empleado en movilidad.
