En nuestros artículos publicados sobre la gestión de la hoja de gastos de empresa hemos hablado a menudo del hecho que puede ser un proceso fácil, eficiente y que aporte valor a la empresa. Esto quizás te sorprenda, porque en tu caso no sea así sino todo lo contrario. ¡Si te estás preguntando qué estás haciendo mal y cómo mejorar a continuación te damos algunas pistas!
Hoy en día, la inmensa mayoría de empresas tienen empleados con necesidad de realizar y tramitar hojas de gastos. Los proyectos de internacionalización de las compañías, el trabajo de forma conjunta con personas localizadas en diferentes lugares o la subcontratación de terceros genera necesidades recurrentes de desplazamientos.
Aunque la tecnología ha facilitado enormemente la comunicación de las personas por diferentes vías, los viajes y las reuniones presenciales siguen aportando valor en muchos casos.
Como bien sabes, estos viajes implican administrativamente unas gestiones internas para el pago de los gastos que llevan implícitos. En algunos casos pueden suponer una importante partida de los gastos de la empresa, y ésta debería dedicarle los suficientes recursos, para poder aprovechar todas las oportunidades que en éste apartado se le afrecen.
La revisión de hojas de gastos ha sido una gestión habitual en todas las empresas. Pero justamente unos de los errores más habituales que se cometen es no prestarle la debida atención. Un modo de detectar errores comunes, ha sido revisar solo una muestra de las liquidaciones presentadas. Y con eso ya podremos destacar qué errores o abusos son los que están más presentes. Pero en los procesos manuales, el problema aparece cuando la cantidad de hojas de gastos examinadas hace imposible una verificación sistemática y completa de las mismas. Que de hecho contribuye a la acumulación normal de trabajo derivada de otras tareas.
Una solución que se ha mostrado muy eficaz es la utilización de un software especializado que se encargue de gestionar las políticas de gastos, como en el caso de Captio. Con él, se facilitan no tan solo los procesos, sino que además se consiguen evitar los errores que genera de forma involuntaria la intervención directa de los empleados.
Otro error que se ha dado de forma habitual es no tener una política clara de gastos, que en otras palabras, supone trasladar al criterio propio de cada trabajador en movilidad la realización y presentación concreta de su hoja de gastos.Cada persona tiene su idea específica acerca de cómo hacerlo, qué gastos y por qué importe se deben incluir, con lo cual las notas de gastos que acaban llegando a la empresa son completamente diferentes entre sí.
Para evitar todos estos problemas, como hemos nombrado anteriormente, lo mejor es disponer de una política de gastos detallada y muy clara, donde se especifique todo lo que tenga que ver con la gestión de la hoja de gastos. Si lo unimos, además, a la utilización de un software profesional y con la funcionalidad concreta de realizar esta supervisión, supondrá que todos los empleados podrán seguir los mismos criterios para realizar su hoja de gastos.
