Los gastos por dietas y kilometraje conforman una partida importante en los gastos de la empresa y por tanto es importante gestionarlos de una forma organizada y controlable.
Un paso recomendable para cualquier empresa que desee gestionar sus gastos de viaje de forma eficaz es crear una política de gastos de viaje y representación. La política de gastos de empresa es una pieza clave en todo el proceso de gestión de gastos, ya que es el documento que recoge la normativa que regula cualquier factor o proceso relacionados con los gastos de viajes. Éste es el lugar natural donde definir los mecanismos de control que pongan orden en el campo de los gastos de viaje.
De esta forma, todo lo relacionado con la definición y regulación de las dietas y locomoción debería estar incluido en ella. Debería incluir información sobre qué tipos de dietas dispone la empresa para sus trabajadores, condiciones para su reclamación, si requiere algún tipo de aprobación por parte de un responsable…
Es recomendable bajar al detalle en el momento de la definición. No deben quedar resquicios para la duda a nadie implicado en el proceso. Ni a los reportadores de gastos ni al personal dedicado a la administración y validación de éstos.
Dado que los gastos relacionados con las dietas y la locomoción afectan al trabajador, se negocian con el comité de empresa y se incluyen en el convenio colectivo. Como afectan al viajero, también se incluyen en la política de viajes, normalmente en un anexo que es más flexible que la propia política de viajes. Los importes de dietas y kilometraje están sujetos a cambios –ya sea por decisiones internas de la empresa o por causas externas como cambios en la legislación o en la fiscalidad– Se suelen fijar actualizaciones anuales, o para varios años añadiendo el incremento del IPC y a veces un porcentaje adicional.
Recuerda que la política de gastos de empresa es un elemento básico para una correcta gestión de los gastos de dietas y kilometraje. Es importante que todos sus entresijos queden perfectamente claros en ella para que los trabajadores se familiaricen y hagan suyas las reglas de la empresa.
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