La empresa debe identificar cuáles son sus indicadores clave respecto a los gastos recogidos en las hojas de gastos de viajes. Éstos conformarán el cuadro de mando básico para valorar su estado y tomar decisiones fundamentadas.
Existe un montón de literatura sobre el tema de fijar los indicadores clave de rendimiento (KPIs), tanto para la gestión de gastos de empresa como para otros campos. Una metodología sencilla y que ofrece buenos resultados es la llamada SMART (por sus siglas en inglés). Se basa en lo siguiente.
- Que sea específico (Specific): que refleje un objetivo concreto del proceso de gestión de gastos.
- Que sea medible (Measurable): por supuesto, para medirlo ha de ser cuantificable objetivamente.
- Ha de ser alcanzable (Achievable): si se trata de un objetivo, ha de ser alcanzable.
- Tiene que ser relevante (Relevant): pensar en el valor que aporta a la empresa su medición.
- Que esté ligado a un periodo de tiempo (Time-bound): para restringirlo a un periodo temporal.
De esta forma, el primer paso para decidir qué métricas son interesantes a nivel organizacional relacionadas con las hojas de gasto es pensar qué información se quiere medir y qué se pretende conseguir con su medición. Estos indicadores serán potentes en la medida que proporcionen información que pueda fundamentar un cambio de rumbo en la forma de actuar de la empresa.
Los indicadores definidos marcarán el tipo de información que deberá recaudarse durante la generación de gastos. Por ejemplo, una empresa puede decidir establecer como indicador el gasto medio de los viajes internacionales con la voluntad de reducirlo. Uno de los posibles mecanismos para hacerlo es adaptar la política de gastos de la empresa dependiendo del país donde se esté viajando. Para esto, sería necesario que la hoja de gastos del trabajador dispusiese de información para asociar cada uno de estos gastos al país donde se ha realizado.
Image(s): FreeDigitalPhotos.net
