Implementar sistemas de Business Intelligence para mejorar la eficiencia de una empresa puede resultar en un gran retorno de la inversión, sin embargo, los resultados de embarcarse en esta clase de proyectos no resultan siempre positivos. Datos de mala calidad, herramientas difíciles de utilizar o mal integradas con los procesos de la empresa… son males endémicos y pueden ser las razón del fracaso de este tipo de proyectos.
Para evitar cualquier fallo y no tropezar en la piedra de siempre, es aconsejable seguir una serie de pautas para implantar un proyecto de inteligencia empresarial:
- Definir los objetivos y requisitos del proyecto e identificar los KPIs. Para empezar un proyecto de Business Intelligence se necesitan conocer todos los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) para medir el desempeño del proyecto y llegar a cumplir los objetivos que se marquen en el inicio. El equipo encargado de llevar a cabo el proyecto tiene que marcar qué información deben aportar las herramientas BI, en qué formato, cuándo se necesita la información, quién la necesita, etc.
- Definir los usuarios de las herramientas de BI e involucrarlos en el proyecto desde el principio. El equipo encargado de llevar el proyecto tiene que marcar qué usuarios de la empresa utilizarán las herramientas de Business Intelligence. Normalmente existen tres grupos de usuarios: usuarios generales de los informes, productores y analistas que evalúan los datos y, finalmente, directores y altos cargos que toman las decisiones respecto.
- Tener el apoyo de los altos mandos. El proyecto tiene que asegurarse el respaldo de la dirección. Los resultados de la implantación de sistemas de BI en la empresa servirán para tomar decisiones estratégicas, así que es muy aconsejable que la alta dirección esté segura de la conveniencia de los beneficios de usar estos sistemas.
- Garantizar unos datos de calidad y su buena integración. El proceso de captación e integración de los datos es un factor fundamental para que un proyecto de BI sea exitoso. El equipo encargado del proyecto debe determinar cuidadosamente los sistemas y procesos de la empresa que proporcionarán los datos y cómo extraerlos e integrarlos en un repositorio común para su explotación.
- Conocer qué herramientas BI ya se encuentran en la compañía y cuáles son las mejores para implantarlas en la organización. Cuando empieza un proyecto de BI, muchas organizaciones no cuentan con una herramienta específica para tal fin, sin embargo, a menudo existen aplicaciones en los departamentos que están siendo utilizadas para estos fines. El ejemplo más sencillo sería una hoja de cálculo. Estas herramientas pueden servir como base para iniciar el proyecto y ser sustituidas a medida que avanza.
- Adaptar el proyecto de BI a los cambios. Las necesidades de las organizaciones están en constante cambio así que la implementación de las herramientas de BI debe permitir adecuarse a ellos de forma ágil.
