Como para cualquier otro gasto de empresa, el proceso a seguir para la reclamación de los gastos de dietas y kilometraje debe quedar perfectamente aclarado en su política de gastos de viaje.
Es conveniente detallar todo el proceso de principio a fin, empezando con todos los elementos necesarios para su justificación y detallando los pasos que se seguirán para su reclamación, aprobación y liquidación.
Dependiendo de cómo gestionen las empresas las dietas, se pedirá distinta información. Puede tratarse de información contextual al viaje, como por ejemplo el nombre del cliente visitado, las personas que han atendido a la reunión o a la comida, motivo del viaje, aprobación del supervisor o incluso comprobantes específicos de los gastos realizados.
Para los gastos relacionados con la locomoción, los justificantes suelen la factura del servicio, o los recibos relacionados con peajes, aparcamiento pero también se suele informar de factores como el objetivo del viaje, el cliente visitado, etc. Se paga cuando se utiliza el coche particular para un desplazamiento por cuenta de la empresa, este concepto incluye la gasolina, el uso y desgaste del vehículo así como la parte proporcional del seguro a todo riesgo. También puede darse el caso de que se utilice algún tipo de tarjeta de viajes que incluya factores como gasolina, reparaciones y peajes; en este caso el proceso de gestión queda integrado, pero es usual presentar el tique como comprobante.
Para la justificación de los kilómetros, se suele indicar simplemente el punto de origen y el de destino, sin ningún comprobante adicional. Es uno de los factores más sujetos a la “picaresca” de trabajadores poco escrupulosos que buscan hinchar su nota de gastos. En caso de que el departamento de administración desee comprobar la veracidad de los datos aportados, simplemente recurren a algún tipo de mapa.
Estos justificantes fundamentan el proceso de reclamación. Como gastos de viaje, se incluyen en la liquidación del viaje u orden de pago.
Este proceso acaba en un abono de los gastos generado por el departamento de administración. La empresa puede abonar los gastos por orden de gasto, semanal o mensualmente en la nómina o con un pago fuera de ella. Hay que tener en cuenta que el tratamiento fiscal de la remuneración de estos gastos es particular, ya que bajo ciertos límites, no tributan ni cotizan.
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