Los gastos de locomoción integran cualquier factor que se relacione con el desplazamiento: coste del servicio en caso de que se trate de un transporte público y coste de consumo y mantenimiento en caso que sea de propiedad. En este último caso, ésto conforma los llamados gastos de kilometraje.
En el caso del transporte público, el gasto se podrá justificar en base a una factura que refleje su cuantía pero si se trata de un vehículo propio, hay varios factores que hay que tener en cuenta.
La gestión de los gastos relacionados con los desplazamientos depende en gran parte de los medio que la empresa ponga a disposición de los trabajadores.
En caso que durante el desplazamiento se usen medios de transporte para largas distancia como el avión o el tren, el coste de estos desplazamientos se incluye como gastos de locomoción.
De todas formas, la mayor parte de los desplazamientos corresponden a un área geográfica cercana, y suelen realizarse por carretera, ya sea en el coche particular del trabajador o bien en uno que la empresa ponga a su disposición.
El coche de empresa es una opción que es interesante valorar. Dependiendo de la cantidad y distancia de los desplazamientos puede salir rentable realizar un renting de vehículos. Además, permite un control más cercano de los gastos de locomoción. De hecho, se entiende que el coche de empresa es exclusivamente para su uso en tareas relacionadas con el trabajo, por lo que cualquier gasto es considerado un gasto de locomoción. Mantenimiento del coche, llenar el depósito, seguros para el vehículo… la empresa se hace cargo de todo. Es una buena forma de simplificar el reporte de gastos de locomoción, pero tiene serios inconvenientes -a parte de la inversión inicial-, como controlar que se le dé un uso adecuado y restringido a tareas laborales. Es común que se reserve para trabajadores con cierto cargo o de confianza.
En el caso de que se utilice el coche particular del trabajador para desempeñar su trabajo, la empresa se encarga de restituir los gastos derivados. La opción más simple es pagar un precio por kilómetro. Éste incluye varios factores como precio para la gasolina, desgaste del vehículo, seguros... La idea es que el precio por kilómetro cubra todos los gastos que se ocasionan en el vehículo debido a su utilización como herramienta de trabajo.
Otros tipos de gastos relacionados con la locomoción son los de aparcamiento y peajes. Éstos, al ser variable, no se incluyen en el precio por kilómetro.
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