La crisis global económica y financiera en la que estamos inmersos desde hace ya varios años, ha supuesto un antes y un después en la gestión de todo tipo de gastos, afectando muy especialmente a los presupuestos de eventos, viajes y actividades de incentivos y otras acciones de representación.
Los tiempos en que el acceso a la financiación era mucho más fácil y el crecimiento económico se acercaba a los dos dígitos, estuvieron marcados por una relajación en la elaboración de presupuestos y el control de los gastos de todo tipo, incluidos los de representación.
Los tiempos en que el acceso a la financiación era mucho más fácil y el crecimiento económico se acercaba a los dos dígitos, estuvieron marcados por una relajación en la elaboración de presupuestos y el control de los gastos de todo tipo, incluidos los de representación.
La llegada de la crisis ha obligado a un replanteamiento a la baja de los presupuestos de las distintas partidas, buscando formas de ahorro y reduciendo los eventos y otros actividades e intentando asegurar al máximo el retorno de la inversión (ROI).
Antes de la crisis
La gestión de los gastos de representación durante los años de bonanza se ha caracterizado por:
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En ocasiones se producían excesos en el número de actos organizados o en los recursos utilizados.
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Despreocupación por conseguir el máximo ROI a través de estas acciones.
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Establecimiento de unas políticas de gastos poco restrictivas y bajo interés por establecer medidas de control y supervisión de su cumplimiento.
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Escasa supervisión de las notas de gasto de viajes, cenas, kilometraje, etc. de los empleados, produciéndose errores que perjudicaban a la empresa.
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Desinterés por las estrategias de ahorro del tipo establecer comparaciones a la hora de comprar billetes de avión o tren o reservar habitaciones o petición de descuentos.
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Déficit de utilización de las nuevas posibilidades tecnológicas, como las videoconferencias, como sustitutas de desplazamientos y viajes.
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Selección inadecuada de los proyectos, clientes y proveedores a los que realmente valía la pena invitar a viajes, cenas, actividades de ocio o eventos.
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Falta de planificación en la organización de viajes provocando excesos en el número de estos o en los empleados enviados.
Los efectos de la crisis
La crisis ha obligado a un replanteamiento de los presupuestos y a priorizar las verdaderas necesidades de las empresas. Por este motivo, en lo que se refieren a los gastos de representación, se observa una marcada tendencia de las organizaciones a:
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Reducir los eventos o viajes a los estrictamente necesarios y que aseguren el ROI.
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Revisión de las políticas de gastos, haciéndolas más restrictivas y estableciendo medidas de supervisión y control de su cumplimiento.
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Implantación de algún software de automatización de gastos que permita optimizar la gestión, control y análisis de los mismos.
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Búsqueda de formas de ahorro: comparación de precios, travel social, petición de descuentos, búsqueda de ofertas, etc.
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Selección adecuada de los clientes y profesionales con los que realizar actividades, tener detalles y potenciar el networking.
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Potenciar la utilización de los medios alternativos a los viajes y desplazamientos, como las conferencias por Skype.
El cambio de mentalidad provocado por la crisis no ha dejado de tener aspectos positivos, como un uso más racional de los presupuestos y recursos o la optimización de la gestión con mejores métodos de trabajo y la implementación de herramientas informáticas basadas en la automatización de tareas que, sin duda, han servido para eliminar o reducir las tareas de baja calidad, mejorando la eficacia, productividad y rentabilidad de las empresas.
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