La hoja de gastos es una de las herramientas básicas de la gestión de los gastos de empresa. Además, si se aplican de algunas buenas prácticas se puede mejorar la eficiencia de este proceso. Descubre cuáles son a continuación.
En los distintos ciclos de la creación, supervisión y validación de la hoja de gastos se pueden seguir algunas buenas prácticas que pueden mejorar la gestión de la hoja de gastos.
La creación
De hecho, algunos de estos consejos se pueden aplicar desde el minuto zero de la generación de gastos. Un ejemplo es la planificación. La aliada para mejorar la gestión y evitar gastos innecesarios. Por otro lado, tener herramientas que filtren a priori qué puede hacer cada trabajador en función de la política de gastos puede ser de gran ayuda.
Una vez realizadas las reservas previas al viaje, es importante dar visibilidad al trabajador de los gastos reales que supone ese desplazamiento, para fomentar la contención de gastos.
Y, por supuesto, la empresa tiene que fijar claramente los plazos para el reporte de gastos.
La supervisión
Uno de los problemas documentales más recurrente es el de la gestión de los tiques de gastos. Éstos se dañan o se borran fácilmente. El supervisor tiene que dedicar tiempo a la revisión de todas las hojas de gastos, o bien disponer de una plataforma que lo haga de forma automatizada. De esta manera, la supervisión se realiza con mayor eficiencia y se eviten los errores, a la vez que se combaten los posibles fraudes.
La administración
El último paso de la gestión de la hoja de gastos recae en el departamento de la administración. Por tanto, es el momento de los gastos con el sistema contable. En este caso es recomendable automatizar el proceso todo lo posible. En esta línea, disponer de elementos de imputación de gastos es una gran ayuda. Para que la empresa analice correctamente los gastos, tiene que poder imputarlos a sus clientes, procesos, proyectos, etc. Por esto, tiene que poder pedir a sus empleados que faciliten esta información, pero con un modelo o plantilla de nota de gastos que sea suficientemente flexible para adaptarse a los posibles cambios que esto genera.
Para tener bajo control los gastos de viaje es recomendable contar con un presupuesto para esta partida. De esta manera, se marcan los límites y el trabajador y la empresa saben cuándo se puede destinar a este tipo de gasto. Un ejemplo son los anticipos. En caso de viajes largos, el trabajador a menudo tiene que avanzar una cantidad considerable de dinero de su bolsillo en gastos de viajes. En estos casos, puede ser mejor facilitar anticipos a los empleados, siempre y cuando la empresa pueda hacer un seguimiento real del uso que se da a ese dinero.
