En cualquier empresa en que haya trabajadores en movilidad, ya sea personal comercial, técnico, directivo o de cualquier otro tipo, la hoja de gastos es un elemento conocido y recurrente de la gestión de gastos. Varias personas intervienen en la gestión de este elemento, así que es importante que todos los implicados tengan claro las responsabilidades de cada rol, del reportador y del supervisor.
Reportador
El trabajador en movilidad, es decir que viaja por motivos profesionales, tiene una serie de obligaciones relativas a los gastos que generan sus desplazamientos, como gasolina, restaurantes, peajes, hoteles u otros. Para empezar, es primordial que reúna y conserve todas las facturas simplificadas, popularmente llamadas tiques, de estos gastos relacionados con su actividad profesional. Muchas sociedades tienen por norma no reembolsar los gastos que no tengan su justificante correspondiente.
Para saber qué tiques tiene que conservar y tiene que incluir en la hoja de gastos, el reportador de gastos tiene que conocer bien la política de gastos de viajes de su empresa. Y es que además del sentido común, hay que aplicar las normas internas que haya establecido y comunicado la empresa sobre la política de reembolso de los gastos.
Además, el reportador tiene que hacer llegar todos los justificantes de los gastos reportados en su hoja de gastos a la administración de su empresa, para que esta pueda comprobarlos, y archivarlos en caso de ser necesario.
Supervisor
El supervisor tiene que conocer perfectamente todas las políticas de gastos de viajes de la empresa, para poder aplicar los criterios correctos en la revisión de las hojas de gastos. Tiene que estar al día de los cambios y novedades en estas políticas.
La comprobación de la nota de gastos tiene que ser detallada. Idealmente, tendría que revisar cada uno de los gastos, pero eso es muy complicado, incluso imposible, a menos que se disponga de una herramienta de automatización de la gestión de gastos. El supervisor tendrá que realizar las correcciones correspondientes, firmar conforme ha revisado y aprobado (o no) las hojas, y hacerlas llegar al departamento de RRHH o de contabilidad para que procedan a realizar el reembolso al reportador.
