No es posible que los empleados presenten una hoja de gastos correctamente y, sobre todo, siguiendo los criterios y parámetros exigidos por la empresa si antes no han recibido la formación adecuada. Invirtiendo en formación estarás ayudando a reducir el fraude interno y los errores involuntarios a la hora de realizar gastos.
Una buena formación en elaboración de notas de gastos debe incluir, como mínimo, lo siguientes puntos:
-
Código de buena conducta.
-
Políticas de viajes de la empresa.
-
Organigrama de la empresa o compañía.
-
Software de presentación de gastos.
Normalmente, la formación corre a cargo de la propia empresa, como suele ocurrir con el resto de actividades y áreas. Generalmente, cada departamento se encarga de elaborar la información adecuada y realizar la docencia en su área de competencia.
Por ejemplo, el código de buena conducta corresponde enseñarlo a Recursos Humanos, mientras que de la formación en políticas de viaje se ocuparía el Travel Manager. Y así con el resto de temas.
Aunque lo más habitual es que sea la propia empresa
la que se encargue de la formación en notas de gasto,
algunas compañías lo tienen externalizado junto
el resto de áreas formativas
Lo recomendable es que los trabajadores que precisen hacer notas de gasto reciban, al iniciar su estancia en la empresa, una formación troncal sobre este aspecto. Posteriormente, tendrán que ir siendo formados e informados de todos los cambios de políticas de viajes y otros gastos que se produzcan.
Así mismo, es importante que la empresa disponga de un manual a disposición de los empleados para encontrar cualquier dato o información sobre protocolos de elaboración de notas de pago y políticas de gastos. En dicho documento también deben figurar los datos de contacto de los asesores disponibles para resolver cualquier duda o desconocimiento.
El manual se debe procurar mantener actualizado, pero como deber ser firmado y aprobado por diversos estamentos de la empresa, para simplificar las cosas y por razones de practicidad lo que se suele hacer cuando se introducen novedades es directamente añadir anexos.
La elaboración de este manual corresponde, casi siempre, a la propia compañía y tiene que estar aprobado no solo por el Travel Manager sino también por los distintos jefes de departamento.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Controller con más de 10 años de experiencia en el sector de la tecnología médica y colaboradora habitual de Forum Business Travel
