El éxito final de un proyecto de mejora dentro de la gestión por procesos depende de la correcta gestión en tres ámbitos distintos: definición del proyecto, control de sus distintas variables y, finalmente, mantenimiento y utilización adecuada del conocimiento generado. A continuación, señalamos los aspectos más relevantes de cada una de las tres fases.
Una buena definición de un proyecto de mejora debe incluir las siguientes variables:
Definición del proyecto: aspectos a considerar
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Análisis de la situación actual: es necesario conocer exactamente el estado en que se encuentran las áreas de gestión, departamentos o circuitos que se quieren mejorar.
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Detección de las acciones a realizar: una vez valorada la situación actual, se deben identificar las actividades y procesos sobre los que actuar, atendiendo a cuestiones como: situación económico-financiera de la empresa, posibilidades de inversión, líneas estratégicas de la organización, cuestiones legales y de normativa, etc.
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Definición del sistema: elección de la metodología y herramientas a utilizar en las acciones de mejora, así como el modo de integración de dichas mejoras en el conjunto organizativo de la empresa.
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Establecimiento de un programa de trabajo: de forma detallada, precisa y clara se deben definir todas las acciones a realizar, así como los recursos necesarios y los plazos de ejecución.
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Implicación del personal: desarrollar acciones de comunicación y otros métodos para incentivar a todos los empleados implicados en las acciones de mejora que se van a implantar.
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Formación: la formación es clave en todos los aspectos que se tratan en las organizaciones. Los empleados deben tener las competencias necesarias para asumir los cambios en las dinámicas de trabajo que se decida implantar.
El control del proyecto
Una vez definidas las mejoras necesarias, se deben controlar los distintos aspectos de su implantación, con el fin de asegurar que todas las medidas se están ejecutando según los parámetros previstos en cuanto a plazos, presupuestos y otras cuestiones. Además, se debe comprobar que dichas acciones estén produciendo los efectos deseados. De ahí que siempre haya que poner en marcha sistemas de medición de resultados objetivos y los más cuantitativos posibles.
Las principales variables a controlar son:
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Los plazos de ejecución: es muy importante que las acciones se implementen dentro de los límites temporales previstos.
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Adecuación de los costes: hay que tener en cuenta todos los gastos imputables al proyecto: inversiones en infraestructura, de personal, gastos logísticos, imprevistos, etc. De lo contrario, el coste total puede dispararse haciendo inviable el proyecto.
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Cumplimiento de los objetivos: otra cuestión básica es comprobar que los objetivos que justifican la puesta en marcha las mejoras se están cumpliendo. Dichos objetivos, deben ser muy concretos y medibles, por ejemplo: aumentar las ventas de un determinado producto en un 10 % o reducir su tiempo de producción en 2 semanas.
Gestión del conocimiento generado
Durante un proyecto de mejora se recopila y genera mucha información, la cual supone un conocimiento de gran valor para el presente y futuro de la organización. Por este motivo, es muy importante que ese conocimiento no se pierda una vez acabado el proyecto y disuelto el equipo.
La forma de aprovechar al máximo los contenidos de un equipo de trabajo y posibilitar su uso posterior por los mismos y otros profesionales es documentar todo el proceso, clasificarlo y archivarlo con las herramientas de gestión adecuadas.
Por ejemplo, si se ejecuta un proyecto de mejora de los gastos de viaje, tanto o más importante que las acciones que se decidan implantar es gestionar adecuadamente, para que puedan ser consultados en el futuro por los mismos u otros profesionales, los datos y conclusiones generadas durante la investigación, las diversas soluciones encontradas y analizadas y los motivos por lo que se ha elegido una en concreta, que podría ser el uso de un software específico.
Para el presente artículo hemos contado con la ayuda de:
Consultor en estadística y mejora de procesos
