Un factor básico a tener en cuenta para escoger una agencia que gestione los viajes de empresa es la tipología de éstos y de qué forma podrá responder la agencia. Habrá dos variables básicas: cuáles son los destinos habituales a los que se viaja y donde se encuentran las sedes de la organización.
Es fundamental que la agencia de viajes trabaje codo con codo con la empresa y que, por tanto, se adapte no sólo a las necesidades de ésta, sino también a su forma de trabajar. Antes de contratar los servicios de una, conviene realizar un análisi previo de las necesidades que tiene nuestra empresa relacionadas con la naturaleza de sus viajes y escoger la agencia que mejor se adapte.
La localización de la empresa y la agencia
Hay diversos factores a tener en cuenta a la hora de elegir una agencia especializada en viajes de empresa: el volumen de la compañía que la contrata, el número de trabajadores que viajan constantemente de la empresa/cliente, el destino de los viajes de la compañía y otro factor, en el que se centra este capítulo, la localización de la agencia y a la vez de la empresa y su presencia tanto a nivel territorial como global por parte de ambas.
Presencia local o territorial de la empresa
Una empresa puede tener una presencia únicamente local, por ejemplo solo contar con oficinas en Barcelona, pero viajar de forma muy frecuente a diferentes destinos internacionales. Contar con una agencia que ofrezca servicios en esos países es un valor añadido a la hora de contratarla. En el caso de que una empresa local solo viaje a un único destino y de forma poco frecuente preferiblemente escogerá un proveedor a nivel local, ya que no supondrá un valor añadido que la agencia tenga una presencia más extensa.
Presencia global de la empresa
Cuando hablamos de una empresa con presencia en varios paises, sí que es determinante que el proveedor escogido tenga una presencia global, o al menos, en alguno de los países donde la compañía esté presente. Escoger un proveedor de ámbito local seguramente no satisfará todas las necesidades de la empresa.
El hecho de que la agencia pueda ofrecer servicios en otros países facilita la cobertura de todas las gestiones que se tengan que llevar a cabo. No siempre hay agencias de viajes especializadas en business travel que tengan una presencia global, este hecho genera un valor añadido a la empresa ya que ofrece la posibilidad de consolidar los datos, la política de viajes de la empresa/cliente además de unificar todas las gestiones.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Experto Key Account & Sales Manager en Business Travel
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