Los ancillary fees son uno de los dolores de cabeza recurrentes en la gestión de gastos de viajes de empresa. Se corresponden con gastos “ocultos” dentro de otros.
Un cargo en un hotel por el uso de Internet, en una aerolínea por el consumo de bebidas o en un alquiler de vehículo por devolverlo en una oficina diferente a la inicial. Se trata de gastos difícilmente predecibles –por tanto no pueden ser pagados con antelación– y además, resulta difícil rastrearlos, ya que están “enterrados” en otros gastos.
Los tres ejemplos que acabamos de dar no han sido escogidos a la ligera, las tres fuentes principales de este tipo de gastos son, por este orden, aerolíneas, transporte terrestre y hoteles. De hecho en el caso de las aerolíneas, especialmente si se trata de low-cost, se nota una tendencia al alza en cuanto a la explotación de los ancillary fees. El incremento de la recaudación relacionada ronda el 66% desde el 2010.
Para evitarlos al máximo, la primera regla de oro es prestar atención al detalle cuando se realice la contratación de un servicio. A menudo esta información se encuentra bastante escondida, es importante prestar atención a la letra pequeña. También familiarizarse con los más conocidos: exceso de equipaje, consumiciones del minibar, tentempiés durante el vuelo…. Para los que no se pueda o desee evitar, la mejor opción es tomarlos en cuenta desde un buen principio. Que estos servicios susceptibles de convertirse en un cargo más para la empresa se tengan en cuenta durante la negociación con proveedores. Por supuesto, con esto no se alcanzan todo, pero se restringe el impacto de los más habituales.
Los ancillary fees pasan a menudo desapercibidos y son difíciles de cuantificar. Para gestionar estos gastos y medir su impacto en el budget, hay que integrar varias fuentes de información y hacer el análisis. Las facturas del servicio contratado y vías de pago como tarjetas o efectivo. Existen plataformas que facilitan esta tarea pero integrar toda la información de cada proveedor en un mismo entorno no es tarea fácil.
Pensando en su gestión y para poner coto al gasto, los principales ancillary fees con los que la empresa se encuentra tendrían que estar incluidos en su política de gastos. Aparte de un punto oscuro de gastos, suelen convertirse en una fuente habitual de discusión entre supervisores y reportadores de gastos.
Según el último estudio de la Global Business Travel Association, los ancillary fees representan entorno al 8% del gasto total de un viaje de negocios. No deberían tomarse a la ligera en el momento de planificar presupuesto o políticas de gastos.
