El método conocido conocido como gestión por procesos, caracterizado por una visión lineal y en conjunto de la organización de la empresa, constituye el marco ideal para llevar a cabo políticas de mejora continua, alcanzado así los máximos niveles de productividad, calidad y excelencia.
Que la gestión de procesos sea el mejor sistema para definir, desarrollar e implantar estrategias de mejora continua no significa que para lograr los objetivos planteados no sea necesario superar obstáculos y solucionar problemas. En este punto, la dirección de la empresa juega un papel capital en la puesta en marcha de proyectos de mejora sistemática que funcionen adecuadamente mediante la formación de equipos de mejora eficaces y bien gestionados.
Conflictos entre la estructura organizativa y la visión horizontal
En ocasiones, durante la mejora de procesos se producen conflictos entre los profesionales que prefieren, muchas veces por tradición y costumbre, una organización más rígida y funcional frente a la gestión de procesos, caracterizada por su visión general, lineal y horizontal.
Este tipo de problemas tienden a intensificarse cuando se dan situaciones de dispersión geográfica. Es decir, cuando una empresa tiene centros de producción o sucursales repartidas por distintos puntos geográficos, ya sea en el mismo país o traspasando fronteras.
Las organizaciones matriciales, donde conviven dos o más líneas de mando (por ejemplo, el responsable de producto y el de marketing) también pueden ser una fuente de conflictos.
De cualquier modo, la gestión horizontal o por procesos está ampliamente aceptada y considerada como positiva para la mayoría de empresas, puesto que es evidente que en la mayoría de procesos (producción, gestión de gastos, etc.) intervienen diversos departamentos, siendo necesaria una organización conjunta y sistemas de sincronización.
El rol de la dirección
A la hora de poner en marcha estrategias de mejora continua y solucionar conflictos, la dirección de la empresa, compañía u organización juega un papel absolutamente fundamental.
El éxito o fracaso de lo planes de mejora de los índices de calidad de la empresa dependerá, en gran medida, de la capacidad y destreza de la cúpula de la empresa en la gestión y manejo de las siguientes cuestiones:
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Resolución de conflictos humanos y organizativos teniendo siempre en mente el interés general de la organización.
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Implicación y motivación de los profesionales.
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Puesta en marcha de proyectos de mejora de manera continua y sistemática, basándose en criterios razonables, actuando con coherencia y con la priorización adecuada.
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Capacidad para detectar oportunidades y áreas de mejora.
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Seleccionar adecuadamente los equipos de trabajo.
Proyectos de mejora de procesos
La mejor manera de entrar en una dinámica positiva de mejora continua es, una vez detectadas las oportunidades y áreas de mejora, crear sistemáticamente proyectos concretos de mejora de procesos.
Ejemplos de mejora de procesos pueden ser: cambios en los circuitos de logística, optimización de la producción o gestión mucho más eficaz de las dietas o de los gastos de viaje.
Para conseguir buenos resultados es necesario dotar a estos proyectos de los recursos humanos, técnicos y económicos suficientes. De lo contrario, todo quedará en buenas ideas o posibles soluciones que jamás llegarán a concretarse. En este aspecto, la implicación de la dirección vuelve a jugar un papel crucial.
Los equipos de mejora y su gestión
Para que un equipo de mejora consiga los objetivos para los que ha sido creado, que normalmente son la solución de algún problema detectado o la mejora de la calidad de un producto o servicio, debe cumplir las siguientes características:
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Contar con profesionales que sean expertos conocedores del tema a tratar y estén suficientemente motivados.
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El equipo ha de estar formado por miembros de los distintos departamentos implicados.
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Las reuniones y las horas de trabajo de estos empleados deben estar incluidas en la planificación global de la organización, remunerándose aparte en caso necesario.
Aunque hoy en día ya no se considera aceptable, no hace mucho tiempo los equipos de mejora se planteaban como un trabajo realizado por los trabajadores fuera de su horario laboral, de forma voluntaria y sin ningún tipo de remuneración extraordinaria.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Consultor en estadística y mejora de procesos
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