Para ajustar los gastos de desplazamiento de cualquier compañía es importante diseñar una política de viajes. Esta política de viajes se implementará y se comunicará debidamente a todos los usuarios viajeros de la empresa. El objetivo final será la optimización de la hoja de gastos y el ajuste de los gastos de viaje que se produzcan en la compañía.
Esta herramienta puede ser de dos tipos: sencilla o compleja, y esto depende de varios factores.
Para empezar, de la estructura de la empresa. No es lo mismo si se trata de una PYME o de una gran empresa, o de si su presencia es estatal o internacional. También hay que saber si la empresa cuenta con planes de expansión a medio o largo plazo. Está claro que dependiendo de estos elementos la previsión del gasto va a ser mayor o menor. En el caso de una empresa con vistas a la internacionalización habrá que tener un control sobre la partida de viajes más acotada.
En función de lo que hemos detallado habrá que definir una política integral y transversal, ya que habrá que tener en cuenta todos los aspectos que impactan en los gastos de la compañía a la hora de desplazarse, des del taxi que cogemos en la propia ciudad donde está ubicada la empresa hasta los gastos extras que se producen en un viaje al estar con diferentes proveedores. También tiene que ser transversal, ya que es una herramienta que debe ser contemplada y comunicada a todos y cada uno de los diferentes departamentos de la empresa. De poco serviría que una política de viajes estuviera muy enlazada con el departamento comercial y en cambio no lo estuviera con el departamento de Recursos Humanos o de Compras. Evidentemente, todos los departamentos se deben implicar en la consecución de una serie de objetivos a nivel corporativo.
Por tanto, hay que diseñar e implementar la política de gestión de gastos de viaje y asegurarse también que se cumpla. Para asegurar este cumplimiento lo primero que hay que hacer es establecer unos indicadores con los que se puedan medir el impacto de su política, en cuanto a éxito y en función del grado de adopción por la compañía. Para ello hay que hacer un seguimiento de estos indicadores (KPI’s) de forma continuada.
Una vez extraída toda esta información, se pueden elaborar una estadísticas con el fin de extraer unas conclusiones y establecer las medidas correctivas que se crean necesarias en el caso que se hayan producido desvíos importantes del objetivo inicial.
Por último, hay que señalar que dentro de esta política hay que diseñar un eje estratégico e implantar un calendario para todo el personal que está sujeto a ella. También hay que estar dispuesto a una actualización permanente ya que en ocasiones la propia empresa se ve obligada a tomar decisiones que implican un cambio sobre los objetivos iniciales. Por ejemplo, si inicialmente la compañía tiene un plan de exportación en países asiáticos y de pronto ve una oportunidad en países iberoamericanos, sin ninguna duda, cambian los objetivos y los proveedores, y como consecuencia inmediata, hay que cambiar la política inicial sobre los gastos de viajes.
También es muy importante la comunicación, ya que en una corporación siempre nos podemos encontrar con el pretexto que por no conocer la política de viajes de la empresa no se observa.
Hay que dar a conocer esta política de viajes, comunicarla adecuadamente y saber que se ha comprendido.
Para ello se pueden realizar diferentes acciones formativas como seminarios, e incluso se pueden diseñar planes de incentivos para los usuarios. Si premiamos a los empleados por la consecución de unos objetivos comunes para la empresa puede ser más alentador y se puede conseguir un mayor grado de complicidad por parte del empleado.
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