Un problema en relación a los gastos de representación, que en este caso perjudica a las empresas, es el de la recuperación del IVA soportado a la que tienen derecho, siempre que se cumplan los requisitos establecidos por la normativa vigente.
Lo cierto es que, hoy en día, la mayoría de empresas no se desgravan el IVA que les correspondería, normalmente de un 10%, de muchos de los gastos de representación: comidas con clientes, desplazamientos, alojamientos, etc.
Los motivos por los que muchas empresas no solicitan la devolución del IVA de estos gastos, lo que se conoce como IVA soportado, son básicamente dos:
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Desconocimiento de la cantidad gastada en cada proveedor. Como hemos visto anteriormente, al no contar con herramientas de análisis de gestión de gasto, las empresas únicamente son conscientes de la cantidad total.
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Imposibilidad de cumplir los requisitos de la agencia tributaria para poder solicitar la devolución, que es básicamente la solicitud al proveedor de una factura rectificativa de todos los gastos en un determinado periodo de tiempo. El problema viene derivado, una vez más, de la falta de medios informáticos adecuados.
Requisitos para poder desgravar el IVA de los gastos de representación
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Que el gasto esté relacionado directamente con la empresa y sea una inversión de cara a conseguir beneficios futuros.
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El tique no es suficiente para justificar el gasto. Se necesita una factura rectificativa emitida por el proveedor, donde conste: el NIF o CIF del proveedor y cliente, concepto del gasto e IVA desglosado.
Las aplicaciones de gestión de gastos como instrumento de recuperación del IVA
Una aplicación o software de gestión, simplifica mucho el proceso de recuperación del IVA por dos motivos. En primer instancia, porque permite conocer el gasto exacto realizado por proveedor en el periodo de tiempo que queramos. Y en segundo lugar, es muy sencillo localizar los tiques y justificantes a desgravar y enviárselos al proveedor para que emita la factura rectificativa con los datos exigidos por la agencia tributaria para proceder a su desgravación.
