Un informe realizado por la London School of Economics (LSE) y Amadeus demuestra que las empresas pueden aumentar la rentabilidad de sus business travels utilizando herramientas tecnológicas de automatización. Te lo explicamos en el siguiente artículo.
El estudio titulado “Managing every mile”, llevado a cabo por la prestigiosa LSE para Amadeus, afirma que existen 6 áreas estratégicas para optimizar la gestión de los viajes de negocios, adicionales al tradicional control de los costes: eficiencia corporativa, crecimiento, reducción de costes, eliminación de riesgos, aumento de la productividad de los trabajadores y análisis de la gestión.
Aproximadamente dos tercios de los responsables que participaron en dicho estudio reconoció que los procesos relacionados con la gestión de los gastos, como completar la hoja de gastos, generan frustración a los viajeros de negocios y molestias de índole administrativa a la dirección.
En cambio, las empresas pueden ahorrar dinero, proporcionar mejores servicios y aumentar la satisfacción de los trabajadores mediante la gestión proactiva de los programas de viajes y utilizando las mejores prácticas tecnológicas.
Los directivos de las compañías tienen en cuenta el peso y relevancia de la tecnología a la hora de obtener el máximo rendimiento a los programas de viajes. Cerca del 60 % de los encuestados declaró que estaba sopesando efectuar cambios en sus programas de viajes y sistemas informáticos en los próximos 3 años para mejorar la gestión de los gastos en lugar de ceñirse exclusivamente a la aplicación de estrategias enfocadas en el control de costes.
Otra de las conclusiones de este análisis es que los programas de gestión de gastos de viajes deben estar alineados con los objetivos del negocio. Los directivos que participaron en el estudio destacaron que las compañías solo obtendrán el mayor rendimiento de su inversión en viajes cuando los objetivos concuerden.
Responsables de la London School of Economic señalan que las empresas deben desarrollar un marco integral para 
gestionar el gasto de los programas de viajes y maximizar el ROI. El marco diseñado por la LSE consiste en cinco etapas principales, todas ellas apoyadas en las innovaciones tecnológicas: asistencia al viajero, compra, financiación, análisis y la gestión de gastos.
Al aplicar buenas prácticas en cada una de estas fases, las empresas alcanzarán la máxima rentabilidad, aumentarán también la eficacia operativa y, en consecuencia, la satisfacción de los empleados será también mayor.
Un ejemplo de estas herramientas tecnológicas es la app de Captio. Con un solo click, el viajero de negocios captura los tiques para completar más tarde el informe de gastos. Al ser una aplicación homologada por la AEAT, la copia es válida a todos los efectos legales.
Los gastos viaje llegan ordenados para facilitar la labor del departamento de finanzas y gracias a una de sus últimas actualizaciones, Captio facilita aún más la vida al business traveller con funcionalidades más ágiles e intuitivas. Por ejemplo, incluye una smartphoto que detecta automáticamente los bordes de los tiques y permite recortar la imagen a medida, y un sistema de notificaciones instantáneas de aprobación de informes.
