El proceso de rectificación de facturas (aplicado al caso de los gastos de desplazamiento) es el mecanismo que permite dar validez legal a los justificantes que no cumplen la totalidad de los requisitos establecidos para deducir el IVA, permitiendo la deducción del IVA de los viajes de empresa de acuerdo con la normativa vigente.
¿Qué son las facturas rectificativas?
Una factura rectificativa es un documento que sustituye la factura ordinaria completándola con los datos obligatorios de los que carezca. En esencia, el contenido de una factura rectificativa es el mismo que el de la factura ordinaria, pero con un mayor número de datos identificativos y detalles fiscales.
¿Para qué sirven este tipo de facturas?
La normativa vigente no permite deducir directamente la totalidad del IVA soportado, sino que cada gasto tiene que estar debidamente justificado mediante unos documentos que, obligatoriamente, deben contener una serie de datos y unos requisitos formales y temporales. La utilidad de las facturas rectificativas es poder añadir algún dato o requisito que falte para ajustarlo a la Ley, permitiendo de esta forma la deducción de los gastos.
Etapas del proceso de rectificación
El proceso de rectificación o de elaboración de facturas rectificativas se divide en las siguientes etapas:
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Selección y captura de justificantes
En esta etapa inicial para la recuperación del IVA hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su propia política de gastos de viaje que se debe cumplir, y que, por lo tanto, no todos los justificantes posiblemente sean aptos para su posterior recuperación, sino que deben cumplir una serie de requisitos: formato factura, límites temporales, etc.
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Digitalización de los justificantes
Una vez seleccionados, los justificantes se digitalizan, es decir, se capturan en imágenes mediante algún programa informático para su posterior tratamiento.
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Tratamiento de los datos
Una vez obtenidos los datos a través de los justificantes, estos deben ser agrupados tanto por proveedor como por periodo temporal, hasta cuatro años atrás fecha factura.
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Elaboración de las facturas rectificativas
La siguiente etapa consiste en la elaboración de las diversas facturas rectificativas, y recapitulativas, las cuales contendrán datos de los justificantes de cada proveedor de los últimos cuatro años.
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Cotejo y validación de las facturas
Las diversas facturas rectificativas y recapitulativas deben ser cotejadas con el objeto de comprobar que cumplen con el Real Decreto (RD) de Facturación, así como como con la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del IVA.
Posteriormente, se procede a la validación de las nuevas facturas con los proveedores, ya sea con el propio proveedor de la factura o mediante un acuerdo de facturación por terceros.
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Elaboración de un libro de registro de IVA para introducción en el sistema de gestión de la empresa (ERP)
Por último, y para facilitar la contabilización, se elabora un libro de registro de IVA que contiene todos los datos necesarios de las facturas rectificativas para introducirlas y contabilizarlas en el ERP de la empresa.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de Pablo Soler, Business Development Manager en Lowendalmasaï.
