La utilización de un sistema de digitalización de facturas homologado por la Agencia Tributaria (AEAT), lo que se conoce como Digitalización Certificada (DC), supone una serie de ventajas, que tienen que ver con aspectos tan diversos como: el ahorro de costes por la eliminación de papel, la optimización de la gestión e, incluso, el poder cumplir con ciertas normas medioambientales.
La DC se asocia, básicamente, a la posibilidad de eliminar definitivamente el papel, puesto que, en este caso, la validez legal de los archivos digitales es total, sin limitaciones de ningún tipo: ni por tipo de documento, naturaleza del requerimiento o cuestiones temporales. Lo cierto es que, relacionadas más o menos directamente con la destrucción del papel, la DC supone una serie de ventajas para las empresas que la pongan en práctica. Hemos seleccionado las 5 principales.
Las 5 ventajas de la Digitalización Certificada
1) Ahorro de costes en material
La eliminación del papel de tiques y facturas es sinónimo de ahorro en varias cuestiones relacionados con la infraestructura y el material:
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Papel.
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Material de impresión.
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Material de clasificación y archivo.
2) Ahorro de personal y horas de trabajo
Se reducen significativamente los costes en personal y horas de trabajo en la gestión y verificación de facturas. Esfuerzos que pueden dedicarse a tareas de mayor calidad y mucho más productivas para la empresa.
3) Gestión más eficaz
Los archivos digitales posibilitan una gestión de las facturas mucho más eficaz, que revierte en las siguientes ventajas:
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Mejora de la rentabilidad y productividad de la empresa.
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Optimizar la desgravación del IVA a la que se tiene derecho al mejorarse visibilidad de los gastos y la eficacia en su gestión.
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Evitar multas por no localizarse algún documento requerido por la AEAT u otros organismos.
4) Automatización de procesos
Algunos de los software homologados por la AEAT incorporan también prestaciones adicionales, como la automatización de procesos, que además de mejorar la gestión y control de gastos, permiten la integración con el sistema de contabilidad y otros departamentos de la empresa.
5) Cumplir con la norma ISO 14001 de gestión ambiental
Esta norma está diseñada para conseguir el equilibrio entre el mantenimiento de la rentabilidad y la reducción de los impactos en el ambiente. Sin duda, la considerable reducción del uso de papel que implica el sustituir las facturas y tiques habituales por archivos digitales es un aspecto muy positivo de cara a la consecución, por parte de la empresa, de dicha acreditación.
Agradecimientos
FERNANDO PINO
Licenciado en Derecho y Máster en Tecnologías de la Información y Derecho, Especialista en tecnologías de PKI y Auditor CISA. http://twitter.com/fpinosola http://es.linkedin.com/in/fernandopino
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