Las agencias de viaje corporativo pueden ser una forma de facilitar tareas relacionadas con el viaje, incluyendo la gestión de gastos de viaje.
Su abanico de servicios suele ser amplio y puede contener elementos centrales respecto a la planificación, como la búsqueda, comparación y contratación de servicios hasta temas accesorios como la gestión de cancelaciones o cambios.Las estadísticas dicen que el 70% de grandes empresas en España realizan la mayoría de sus reservas mediante agencia.
No es de extrañar, ya que tradicionalmente las agencias han enfocado su actividad a las necesidades de las grandes cuentas, sin embargo se ha visto una progresiva adaptación de sus servicios a un sector más variado. Gracias a su flexibilización y optimización de costes, han podido incorporar servicios para empresas de menor tamaño.
Su protagonismo en la gestión de los viajes puede tener diferente grado de importancia, pudiendo involucrarse en la parte de organización, revisión y control del viaje o incluso llegar a formar parte de la negociación de la empresa con proveedores.
Si se desea, puede jugar un papel en relación al control y gestión de los gastos del viaje. Es posible, por ejemplo, desarrollar la política de gastos conjuntamente, de esta forma la propia agencia juega un papel regulador en la contratación de servicios relacionados con el viaje. Por otra parte, la agencia hace un papel centralizador para recopilar toda la información relacionada con los gastos de éste, facilitando de esta forma su posterior análisis. Estos aspectos, directamente relacionados con la gestión de gastos, pueden hacer el flujo más eficiente, ya que la propia agencia se convierte en una pieza del proceso en sí. Funcionando como un punto de control autónomo, la agencia centraliza y “digiere” información relacionada con los gastos antes de aportarla al flujo de gestión de la propia empresa.
A pesar de que el proceso de gestión de viajes pueda ser externalizado en su mayor parte, es altamente recomendable contar con un responsable altamente involucrado en el proceso de forma interna. Aparte de un rol de intermediación con la agencia, debe ejercer funciones directamente relacionadas con el trabajador como velar por su seguridad y comodidad durante el viaje y controlar e incorporar la información resultante de los proceso de la agencia al resto de flujos de trabajo de la organización.
