No se debe pensar que el precio de un alojamiento para viajes de empresa o de sus servicios adicionales (manutención, alquiler de una sala de eventos, preparación de un catering, etc.) es inamovible. Casi siempre es posible mejorar la oferta, pero para lograrlo hay que negociar adecuadamente.

Conseguir un precio o unas condiciones más favorables que la oferta de la web o el presupuesto que nos han dado en concepto de alojamiento corporativo no es una utopía. En realidad, es factible lograr una rebaja o, cuando menos, mejorar las condiciones de los servicios adicionales. La clave está en la capacidad de negociación.

Con pasa con todo objetivo que se pretenda conseguir, a la hora de negociar las posibilidades de éxito aumentan si se diseña una estrategia.

La estrategia de la negociación

Una óptima estrategia para negociar unas mejores condiciones en alojamiento corporativo podría ser la siguiente:

1. Investigación previa

Para poder negociar la información es vital. Para ello, lo primero que se debe hacer es investigar, por Internet principalmente aunque también por otros medios como las agencias físicas, qué precios se están ofertando en relación al tipo de alojamiento y destino que precisamos.

2. Seleccionar las mejores ofertas y establecer contacto

El trabajo de investigación nos conducirá a los alojamientos que más se ajustan a lo que buscamos, según nuestro destino y presupuesto. Una vez detectadas las mejores ofertas, el siguiente paso es ponerse en contacto con sus gestores por e-mail o teléfono. Hay que tener en cuenta que para negociaciones de cierta intensidad será imprescindible la segunda vía o incluso, siempre que sea posible y razonable, el contacto personal.

3. Encontrar nuestros puntos fuertes

Para poder negociar con ciertas garantías de éxito es imprescindible buscar y encontrar nuestros puntos fuertes. Lo importante es jugar con las mejores mejores cartas posibles la partida en que siempre se convierte una negociación.

Nuestras bazas pueden ser de varios tipos: que un empleado vaya a pasar muchas noches, o que se trate de pocas noches pero muchas solicitudes (por ejemplo, un número importante de trabajadores que participan en un congreso).

4. Utilizar la imaginación

Aunque no lo parezca, la imaginación es clave en una negociación, tanto para dar con las réplicas adecuada en una conversación como para encontrar los aspectos que podemos utilizar como armas. Por ejemplo, a una determinada cadena de hoteles les podemos presionar para que nos aplique una rebaja a cambio de que utilicemos sus alojamientos en todos los viajes que nuestros empleados realizan a lo largo del año en diversas ciudades o países.

La imaginación también debe utilizarse a la hora de pedir contraprestaciones. Por ejemplo, es posible que a un determinado hotel ya no le sea posible, por motivos de organización o normativa interna, dejarnos más barata una habitación, pero sí nos pueda ofrecer gratis o rebajado un servicio adicional, como el desayuno o el alquiler de una sala para una congreso.

5. Actitud positiva y peticiones de cierta importancia

Para negociar hay que adoptar una actitud positiva y confiando en nuestras posibilidades. No podemos ir “derrotados de antemano” y, sobre todo, no hacer peticiones de rebajas insignificantes, que no supongan un verdadero ahorro, puesto que a nuestro interlocutor le dará la impresión de que “estamos desesperados” y será él el que tome fuerza y ventaja en la negociación.

Dejar que sea una agencia la que negocie por nosotros

Como alternativa o punto paralelo a nuestra estrategia de negociación, existe la posibilidad de encargar todo el proceso de reserva a una agencia especializada, pidiéndoles que negocie en nuestro nombre el mejor precio posible.

La experiencia y fuerza de estas agencias, debido a que tienen la posibilidad de tratar con volúmenes importantes de reservas al trabajar para muchos clientes, supone un plus añadido a la hora de lograr ofertas y ventajas. 

Image(s): FreeDigitalPhotos.net