Como ocurre con los gastos de viajes, los gastos de representación (eventos, invitaciones a clientes a cenas o actividades lúdicas, detalles a clientes o proveedores...) deben responder a unas políticas claras, detalladas y bien planteadas en las que, entre otras cuestiones, se especifiquen los objetivos y formas de justificación, topes máximos y conceptos no reembolsables en relación a dichos gastos.
Existen diferentes tipos y estilos de políticas de gastos de representación, cada una de ellas con sus puntos fuertes y débiles. Algunas están enfocadas al conjunto de la organización y otras por departamentos, equipos humanos e incluso personas concretas. Existen políticas que ponen el acento sobre el control y otras son más laxas.
Política única
Consiste en el desarrollo de una única política de gastos de representación para todos los departamentos y empleados que viajan, sin hacer ningún tipo de distinción por departamentos, funciones, profesionales, proyectos en los que se trabaja ni ningún otro tipo de variable.
Es la opción más sencilla y simplifica el proceso de control y verificación de datos pero, en contrapartida, es un método demasiado rígido que dificulta extraer el máximo potencial a los gastos de representación, pues no permite dedicar un gasto mayor a ciertos proyectos o clientes que posiblemente valdría la pena por los beneficios que se podrían obtener.
Políticas diferenciales
La mayor complejidad en su elaboración y verificación posterior, que a veces obliga a aumentar la inversión en tiempo y personal, se suele compensar con creces con los beneficios que se logran con una mayor flexibilidad. Por ejemplo, el departamento de ventas es capaz de cerrar más operaciones si cuenta con mayor presupuesto en invitaciones y detalles a los clientes con más potencial.
De cualquier modo, las empresas suelen ser reacias a implementar distintas estrategias, decantándose mayoritariamente por el modelo único.
Políticas restrictivas
En épocas de crisis, muchas empresas caen en el recurso fácil de restringir al máximo los gastos de representación para ahorrar costes de forma fácil y directa, con una mentalidad cortoplacista.
La gran e importante desventaja de esta estrategia es que se cierran puertas y cercenan posibilidades a unas herramientas de promoción, publicidad y marketing de gran potencial y efectividad como son las actividades, acciones y eventos conocidos como de representación.
Lo que suele ocurrir en la práctica con las políticas demasiado restrictivas es que los departamentos con más necesidades de realizar gastos de representación, como la fuerza de ventas, dejan de realizar algunas actividades para no superar los topes marcados a nivel general por la empresa
La rigidez excesiva en lo que se refiere al control de los gastos de representación supone la pérdida de oportunidades, mientras que permitir un gasto excesivo puede poner el retorno de la inversión en números rojos. Equilibrio, reflexión y definición de unos objetivos claros son los parámetros que, sin duda, deben marcar la línea a seguir para una gestión adecuada de estos gastos.
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