Una vez elegido el alojamiento y hecha la reserva de los viajes de empresa, llega el momento de pagar el servicio. En este tema hay que tener en cuenta varios aspectos: opciones de pago, plazos, gastos de administración, posibilidades de crédito, etc.
Actualmente, la mayoría de alojamientos aceptan varios métodos de pago, siendo los más habituales:
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En efectivo (cash).
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Transferencia bancaria.
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Tarjeta de débito.
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Tarjeta de crédito.
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Otros métodos: Paypal, por cajero automático (por ejemplo, Servicaixa), a través de una oficina de correos, etc.
Aspectos a tener en cuenta al elegir la forma de pago
Es conveniente valorar las distintas opciones de pago disponibles, teniendo en cuenta las características de cada una en los siguientes aspectos:
Seguridad
Actualmente, prácticamente todas la páginas webs y los sistemas de pago cumplen con los estándares de seguridad adecuados: datos cifrados, protocolos de seguridad SSL, etc. Por lo tanto, las posibilidades de sufrir alguna incidencia como consecuencia de dar el número de tarjeta de crédito o débito o de la cuenta bancaria son muy pequeñas.
En lo que respecta al pago en metálico, obviamente durante el traslado de dinero en efectivo, siempre existe la posibilidad de pérdida o robo.
Comodidad, rapidez
Las modalidades basadas en transacciones electrónicas (tarjetas de crédito o débito, paypal, transferencias, etc.) son las más cómodas y rápidas (prácticamente instantáneas) para el cliente que contrata el servicio de alojamiento, ya que puede realizarlo desde su casa u oficina a través de un ordenador o dispositivo móvil con conexión a Internet.
Los sistemas que requieran tener que acudir en persona a un banco, cajero y oficina de correos obviamente son más lentos e incómodos porque conllevan desplazamientos y pérdidas de tiempo.
Gastos de administración
Aunque en España no se suele hacer, en las operaciones internacionales (Inglaterra, EEUU y otros muchos países) es muy habitual cobrar una comisión sobre el total de importe, que puede suponer desde un 1,5% a un 4 e incluso un 5% en las operaciones realizadas con tarjetas de crédito.
Plazos
Los plazos en los pagos son variables, existiendo muchas modalidades. En las habitaciones de hotel lo más habitual es pagar un 50%, o incluso más, en concepto de depósito y el resto al finalizar la estancia. Los apartamentos con servicios suelen pedir también un tanto como adelanto y el resto al final o cada mes en caso de estancias prolongadas. En los alquileres tradicionales los depósitos son más elevados.
Consecución de crédito
Cuando no es posible o a la empresa no le interesa que le descuenten la totalidad del gasto por alojamiento corporativo, siempre se tienen la posibilidad de aplazar o fraccionar el pago mediante tarjeta de crédito. Pero hay que tener muy presente que este sistema conlleva unos gastos importantes en concepto de intereses.
Otra forma de conseguir crédito es a través de una agencia especializada en gestión, planificación, organización y reserva de alojamientos corporativos. En este caso, en función del contrato particular que firmen la empresa y agencia es posible acordar que sea esta última la que adelante el dinero (el depósito o la cantidad total) y, posteriormente, la empresa pague una cantidad fija mensual.
Trucos para ahorrar en el pago
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El truco principal es evitar, siempre que sea posible, el pago mediante tarjeta de crédito, utilizando cualquier otro medio alternativo: tarjeta de débito, transferencia bancaria o pago en metálico o cash.
De esta forma, nos ahorraremos los gastos de administración o comisiones de entre un 1,5 a 5% del importe total.
Para terminar, subrayaremos de nuevo la importancia de no pagar con tarjeta de crédito, ya que, aunque en operaciones dentro de España no sea habitual un recargo, siempre lo hacen en Reino Unido, Alemania, EEUU y otros muchos países.
